مفاهيم

قيد اليومية

نظرة عامة على قيد اليومية (Journal Entry)

يُستخدَم قيد اليومية في تسجيل معاملات العمل التجاري في السجلات المحاسبية الخاصة بالعمل التجاري. يُسجّل قيد اليومية في دفتر الأستاذ العام عادةً أو قد يُسجّل في دفتر أستاذ فرعي ثم يُلخَّص ويُحال إلى دفتر الأستاذ العام لاحقًا. يُستخدم دفتر الأستاذ العام بعد ذلك في إنشاء القوائم المالية الخاصة بالعمل التجاري.

إن السبب الأساسي لاستخدام قيود اليومية هو تسجيل جميع معاملات الأعمال في مكانين على الأقل والمعروفة باسم محاسبة القيد المزدوج (double entry accounting). على سبيل المثال، عندما تُجرى عملية بيع نقدي، يؤدي هذا إلى زيادة في كل من حسابي الإيرادات والنقدية، أو عند شراء بضائع على الحساب، فإن هذا يؤدي إلى زيادة كل من حسابات الموردين وحساب المخزون.

 

طريقة كتابة قيد اليومية

إن هيكل قيد اليومية يكون كالتالي:

  • الصف الرأسي والذي قد يتضمن رقم قيد اليومية وتاريخه.
  • العمود الأول ويتضمن رقم الحساب واسم الحساب الذي يتم تسجيل القيد فيه. وتُترك مسافة بادئة قبل هذه البيانات إذا كان الحساب دائن.
  • العمود الثاني يحتوي على المبلغ المدين المراد إدخاله.
  • العمود الثالث يحتوي على المبلغ الدائن المراد إدخاله.
  • الصف السفلي والذي قد يتضمن وصفًا موجزًا لسبب القيد.

بناء على ذلك، يكون تنسيق قيد اليومية الأساسي كالتالي:

مدين

دائن

اسم / رقم الحساب

$xx,xxx

   اسم / رقم الحساب

$xx,xxx

إن القواعد الهيكلية لقيد اليومية تنص على ضرورة وجود بندين على الأقل في القيد، وأن يكون إجمالي المبلغ المُسجل في عمود المدين مساوي لإجمال المبلغ المسجل في عمود الدائن.

عادة ما يتم طباعة قيد اليومية وحفظه في مجلد مخصص للمعاملات المحاسبية، ويُرفَق معه مواد داعمة تبرر القيد. يستطيع المراجعون الخارجيون الوصول إلى هذه المعلومات كجزء من تدقيقهم للقوائم المالية للشركة والأنظمة ذات الصلة في نهاية العام.

 

أنواع قيود دفتر اليومية  

توجد أنواع عديدة من قيود اليومية، وتتضمن التالي:

  • قيد التسوية (Adjusting Entry): يتم استخدام قيد التسوية في نهاية الشهر لتعديل القوائم المالية لجعلها متوافقة مع الإطار المحاسبي ذي الصلة، مثل مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) أو المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS). على سبيل المثال، يمكن تسجيل استحقاقات الأجور غير المدفوعة في نهاية الشهر إذا كانت الشركة تستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق (Accrual basis of accounting).
  • القيد المُركّب (Compound Entry): قيد اليومية المُركب عادة ما يتضمن قيود تحتوي على أكثر من صفين. ويُستخدم عادةً في تسجيل المعاملات المعقدة أو تسجيل عدّة معاملات في وقت واحد. على سبيل المثال، قيد اليومية المُستخدم في تسجيل الرواتب عادة ما يحتوي على عدّة صفوف؛ لأنه يتضمن تسجيل العديد من الالتزامات الضريبية وخصومات الرواتب.
  • القيد العكسي (Reversing entry): عادة ما يكون هذا القيد قيد تسوية يتم عكسه في بداية الفترة التالية. عادة لأنه قد كان هناك مصروف مستحق في الفترة السابقة لكن لم تعد هناك حاجة إليه. من ثم، فإن استحقاقات الأجور في الفترة السابقة تُعكَس في الفترة التالية، ويحل محلها نفقات الرواتب الفعلية.

 

بصفة عامة، لا تستخدم قيود اليومية في تسجيل المعاملات الاعتيادية، مثل فواتير العملاء أو فواتير الموردين حيث يتم التعامل مع هذه المعاملات باستخدام وحدات برمجية متخصصة تقدم نموذجًا قياسيًا عبر الإنترنت لتعبئته. بمجرد ملء النموذج، يقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء سجل المحاسبة. وبالتالي، لا يتم استخدام قيود اليومية في تسجيل الأنشطة ذات الحجم الكبير.

يجب الاحتفاظ بقيود اليومية والمستندات المرفقة لعدد من السنوات، على الأقل حتى لا يعود هناك حاجة إلى مراجعة القوائم المالية الخاصة بالعمل التجاري. يجب تضمين الحد الأدنى لفترة الاحتفاظ بقيود اليومية في سياسة الأرشفة الخاصة بالشركة.

 

 

المصدر:  www.accountingtools.com

أضف تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *