السجلات المحاسبية هي توثيق منظم ومنظم للمعاملات المالية والأنشطة والأحداث الخاصة بالعمل التجاري. تعمل هذه السجلات كأساس لإعداد القوائم المالية وتحليل أداء الأعمال والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
قائمة المحتويات:
مفهوم السجلات المحاسبية:
السجلات المحاسبية (Accounting Records) هي جميع الوثائق والدفاتر والقيود المحاسبية التي تساهم في إعداد القوائم المالية. تشمل السجلات المحاسبية سجلات الأصول والإلتزامات وجميع المعاملات النقدية والقيود الدفاتر المحاسبية مثل دفتر الأستاذ وأي مستندات داعمة مثل الشيكات وإصالات الدفع وسندات القبض والفواتير وغيرها.
وعرفتها المعايير الدولية حسب ترجمة الهيئة السعودية للمحاسبية القانونيين كالتالي:
السجلات المحاسبية هي سجلات القيود المحاسبية الأولية، والسجلات المؤيدة مثل الشيكات وسجلات تحويل الأموال الكترونياً، والفواتير، والعقود، والاستاذ العام، والأستاذ المساعد، والقيود في دفاتر اليومية، والتعديلات الأخرى على القوائم المالية، التي لم تعكسها قيود اليومية الرسمية، والسجلات مثل أوراق العمل وجداول البيانات المعدة لتخصيص التكلفة والعمليات الحسابية والتسويات والافصاحات.
أنواع الدفاتر والسجلات المحاسبية
يتم الاحتفاظ بأنواع مختلفة من السجلات المحاسبية لتتبع وتسجيل الجوانب المختلفة للمعاملات المالية للشركة. فيما يلي بعض الأنواع الشائعة من سجلات المحاسبة:
1- دفتر الأستاذ العام:
دفتر الأستاذ العام هو سجل محاسبة مركزي يحتوي على سجل مفصل لجميع المعاملات المالية للشركة. إنه بمثابة ملخص شامل للحسابات ، يوفر معلومات عن رصيد كل حساب ، وتاريخ المعاملات ، وتصنيف الحساب.
2- القيود اليومية:
تُستخدم القيود اليومية لتسجيل المعاملات الفردية بترتيب زمني. تشمل أكثر أنواع المجلات شيوعًا ما يلي:
- مجلة المبيعات: تسجل معاملات المبيعات.
- مجلة الشراء: سجلات معاملات الشراء.
- دفتر الإيصالات النقدية: يسجل الإيصالات النقدية.
- مجلة المدفوعات النقدية: تسجل المدفوعات النقدية.
- دفتر اليومية العام: السجلات غير الروتينية أو المدخلات المعدلة التي لم يتم تسجيلها في المجلات المتخصصة الأخرى.
3- دفاتر حسابات القبض والحسابات الدائنة:
تتعقب دفاتر الأستاذ هذه حسابات العملاء الفردية والمبالغ المستحقة للشركة (حسابات القبض) والمبالغ المستحقة على الشركة للموردين أو البائعين (حسابات الدفع). أنها تحتوي على معلومات مفصلة عن الفواتير والمدفوعات والأرصدة المستحقة.
4- سجلات المخزون:
تتبع سجلات المخزون كمية وتكلفة وقيمة أصناف المخزون التي تحتفظ بها الشركة. وهي تشمل تفاصيل عن المشتريات والمبيعات والتسويات المتعلقة بالمخزون.
5- سجلات الأصول الثابتة:
تحتفظ سجلات الأصول الثابتة بمعلومات حول اكتساب الأصول طويلة الأجل واستهلاكها والتخلص منها وقيمتها مثل الممتلكات والمنشآت والمعدات. تتضمن هذه السجلات تفاصيل حول شراء الأصول وحسابات الإهلاك وأي تغييرات في حالة الأصول.
6- سجلات التسوية البنكية:
توثق سجلات التسوية المصرفية عملية مقارنة السجلات النقدية للشركة وتسويتها مع كشف الحساب البنكي. وهي تشمل معلومات عن الشيكات المعلقة والودائع العابرة والرسوم المصرفية وبنود التسوية الأخرى.
7- سجلات الرواتب:
تتبع سجلات الرواتب تعويضات الموظفين والخصومات والضرائب والمزايا. وهي تشمل معلومات عن أرباح الموظفين ، وضرائب الرواتب المقتطعة ، والنفقات المتعلقة بالرواتب.
8- القوائم المالية:
القوائم المالية ، بما في ذلك الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية ، تلخص المركز المالي للشركة وأدائها وتدفقاتها النقدية. تستند هذه البيانات إلى معلومات من سجلات محاسبية مختلفة وتوفر نظرة عامة شاملة على الأداء المالي للشركة.
9- الوثائق الداعمة:
الوثائق الداعمة ، مثل الفواتير والإيصالات وأوامر الشراء والعقود وكشوف الحسابات المصرفية ، توفر الأدلة وتدعم الإدخالات التي تم إجراؤها في السجلات المحاسبية. تؤكد هذه المستندات دقة وصحة المعاملات المسجلة.
تعد السجلات المحاسبية الدقيقة والمحفوظة جيدًا ضرورية لإعداد التقارير المالية والرقابة الداخلية والتدقيق والامتثال الضريبي وأغراض صنع القرار. أنها توفر سجلاً تاريخياً للأنشطة المالية للشركة وتسهل إعداد معلومات مالية دقيقة وموثوقة.
نظام مسك السجلات المحاسبية.
يتم وضع القواعد والقوانين بشكل عام لإجبار المؤسسات وشركات على الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية لفترة زمنية محددة. وحسب نظام الدفتر التجارية المعتمد من وزارة التجارة في المملكة العربية السعودية وحسب المادة الأولى في النظام:
“يجب على كل تاجر أن يمسك الدفاتر التجارية التي تستلزمها طبيعة تجارته وأهميتها بطريقة تكفل بيان مركزه المالي بدقة، وبيان ما له من حقوق وما عليه من التزامات متعلقة بتجارته، ويجب أن تكون هذه الدفاتر منتظمة وباللغة العربية، ويجب أن يمسك على الأقل الدفاتر الآتية: دفتر اليومية الأصلي، دفتر الجرد ، الدفتر الأستاذ العام. ويعفى من مسك هذه الدفاتر التاجر الذي لا يزيد رأس ماله على مائة ألف ريال”.
وتتطلب وزارة التجارية في المملكة الاحتفاظ بالسجلات لمدة عشر سنوات على الأقل.
