يشير مصطلح حسابات الموردين أو الحسابات الدائنة (AP) إلى مقدار الأموال المستحقة على شركة ما لمورديها مقابل السلع أو الخدمات المستلمة عن طريق الائتمان.
يلعب محاسب الموردين دورًا حيويًا في إدارة الجوانب المالية لتفاعلات الشركة مع البائعين والموردين. تشمل مسؤولياتهم معالجة الفواتير، وإجراء المدفوعات في الوقت المناسب، والحفاظ على سجلات دقيقة، وضمان الامتثال للسياسات واللوائح. يساهم محاسبو الموردين الفعالون في الأداء السلس للعمليات المالية للمؤسسة ويساعدون في الحفاظ على علاقات قوية مع البائعين.
قائمة المحتويات:
ما هي حسابات الموردين:
حساب الموردين أو الحسابات المستحقة الدفع ( Accounts payable AP) هي عبارة عن حساب محاسبي يمثل التزام على المنشأة بسداد دين قصير الأجل إلى دائنيها. يظهر حساب الموردين تحت بند الالتزامات المتداولة ضمن قائمة المركز المالي. وهي عبارة عن الديون التي يجب سدادها خلال فترة قصيرة تتراوح من أيام إلى أقل من سنة.
يمكن أن تتضمن حسابات الموردين (التي تُسمى أيضًا بالحسابات الدائنة) أنواعًا مختلفة من الالتزامات، مثل فواتير المواد الخام أو المخزون أو المرافق أو الخدمات المهنية أو نفقات التشغيل الأخرى. فحساب الموردين يمثل فواتير شركة غير المسددة أو الديون المستحقة.
اقرأ أيضًا: حسابات العملاء.
طبيعة حساب الموردين:
تعد حسابات الموردين احدى حسابات الإلتزامات قصيرة الأجل، وهي جميع الالتزامات التي يجب على الشركة سدادها في فترة أقل من سنة. ومن أمثلة تلك الحسابات الضرائب واجبة السداد، والرواتب المستحقة، والجزء مستحق السداد من القروض طويلة الأجل وغيرها.
قيود حسابات الموردين:
يتم إثبات مبلغ على حساب الموردين في حالة شراء خدمة أو الحصول عليها بالأجل واستلام الفاتورة. على سبيل المثال، قامت شركة بشراء أدوات مكتبية من شركة لوازم مكتبية بالآجل، وبعد حصول الشركة على الأدوات المكتبية واستلام الفاتورة من شركة اللوازم المكتبية، يتم إثبات قيد على حساب المورد، ويكون الطرف المدين ضمن قائمة الدخل هو مصروف أدوات مكتبية والطرف الدائن هو حساب الموردين.
يتم إقفال هذا القيد بعد إتمام السداد للمورد “شركة اللوازم المكتبة”، بحيث يكون الجانب المدين حساب الموردين والجانب الدائن البنك أو النقدية.
مراجعة ومطابقة حسابات الموردين
تعد إدارة الحسابات الدائنة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على التدفق النقدي السليم والعلاقات مع الموردين. عادة ما تُجري الشركات عمليات مطابقة لتتبع وإدارة حسابات الموردين الخاصة بهم، بما في ذلك مراجعة الفواتير والتحقق منها، وتسوية الحسابات، وتسديد المدفوعات في الوقت المناسب للموردين.
في البيانات المالية، يتم الإبلاغ عن الحسابات الدائنة في الميزانية العمومية تحت بند الخصوم المتداولة. وعادة ما يتم إدراجها في جانب الالتزامات الأخرى قصيرة الأجل، مثل القروض قصيرة الأجل والمصروفات المستحقة والضرائب المستحقة الدفع.
من المهم للشركات أن تدير حساباتها الدائنة بفعالية لضمان سداد ديونها في الوقت المناسب، والاستفادة من الخصومات المتاحة، وتجنب غرامات التأخر في السداد، والحفاظ على علاقات إيجابية مع الموردين. تساهم الإدارة الفعالة للحسابات الدائنة في الصحة المالية العامة للشركة واستقرارها.
ما هي الحسابات المدينة (حسابات العملاء)؟
الحسابات المدينة (Accounts Receivable) هي المبالغ المستحقة التي تدينها الشركة لمورديها. وتنشأ الحسابات المدينة فقط عندما يقوم العملاء بالشراء من الشركة بالائتمان أو بالأجل.
مقارنة بين حسابات الموردين والعملاء
يُقارن بين الحسابات الدائنة (الموردين) والمدينة (العملاء) بانتظام كجزء من تحليل السيولة لمعرفة ما إذا كانت هناك أموال كافية تأتي من الحسابات المدينة لسداد الحسابات الدائنة أم لا. يتم إجراء هذه المقارنة بشكل أكثر شيوعًا باستخدام نسبة السيولة الحالية، على الرغم من أن نسبة السيولة السريعة قد تستخدم أيضًا. وفيما يلي بعض الاختلافات بين الحسابات المدينة والحسابات المدينة:
| الحسابات المدينة (حسابات العملاء) | الحسابات الدائنة (حسابات الموردين) |
| تصنف الحسابات المدينة كأصول متداولة. | تصنف الحسابات الدائنة كالتزامات متداولة. |
| قد يتم موازنة الحسابات المدينة بمخصص للحسابات المدينة المشكوك فيها. | لا يوجد موازنة للحسابات الدائنة. |
| عادةً ما تشمل الحسابات المدينة حسابًا واحدًا فقط للحسابات المدينة التجارية وحسابًا للحسابات المدينة غير التجارية. | يمكن أن تتألف الحسابات الدائنة أو حسابات الموردين من المزيد من الحسابات، بما في ذلك الحسابات المدينة التجارية، وحسابات الضرائب المستحقة، وحسابات الضرائب على الدخل المستحقة، وحسابات الفائدة المستحقة. |
مهام محاسب الموردين:
يلعب محاسب الموردين، المعروف أيضًا باسم محاسب الحسابات الدائنة، دورًا مهمًا في العمليات المالية للمؤسسة. تتمثل مسؤوليتهم الأساسية في إدارة عملية حسابات الشركة الدائنة، والتي تتضمن التعامل مع الفواتير الواردة، وضمان المدفوعات في الوقت المناسب والدقيقة للبائعين والموردين، والحفاظ على سجلات مالية دقيقة تتعلق بهذه المعاملات. فيما يلي الأدوار والمسؤوليات النموذجية لمحاسب الدفع:
1- معالجة الفاتورة:
- استلام ومراجعة الفواتير الواردة للتأكد من دقتها واكتمالها ومنحها الإذن المناسب.
- مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء ومستندات الاستلام للتحقق من دقة السلع أو الخدمات المستلمة.
- أدخال بيانات الفاتورة في نظام أو برنامج المحاسبة للمعالجة.
2- معالجة الدفع:
- إعداد ومعالجة المدفوعات للبائعين والموردين ضمن شروط الدفع المحددة.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية للحصول على الموافقات اللازمة للمدفوعات.
- إنشاء وإصدار الشيكات والتحويلات المالية الإلكترونية (EFTs) أو طرق الدفع الأخرى.
4- اتصالات البائع:
- الرد على استفسارات البائع وحل المشكلات أو التناقضات المتعلقة بالدفع.
- حافظ على التواصل المفتوح مع البائعين لضمان عمليات الدفع السلسة ومعالجة أي مخاوف.
5- تسوية الحساب:
- التوفيق بين معاملات وكشوف الحسابات الدائنة لضمان الدقة والاكتمال.
- تحديد التناقضات بين مبالغ الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات وحلها.
6- حفظ السجلات والتقارير:
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة وحديثة لمعاملات الحسابات الدائنة.
- إنشاء تقارير منتظمة عن تقادم الحسابات الدائنة والمدفوعات المستحقة والمقاييس الأخرى ذات الصلة.
7- الامتثال والرقابة الداخلية:
- ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها وكذلك اللوائح المحاسبية ذات الصلة.
- تنفيذ والحفاظ على الضوابط الداخلية لمنع الاحتيال والأخطاء في عملية الذمم الدائنة.
8- نهاية الشهر وإغلاق نهاية العام:
- المساعدة في عمليات الإغلاق في نهاية الشهر ونهاية العام، بما في ذلك تسوية الحسابات، وإعداد الاستحقاقات، وإنشاء التقارير المالية.
