مفاهيم

المكاتب الخلفية

المكتب الخلفي (Back Office) هو جزء من الشركة يتكون من موظفي الإدارة والدعم الذين لا يواجهون العملاء. تشمل وظائف المكتب الخلفي كل من التسويات، والتراخيص، وحفظ السجلات، والالتزام القانوني، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات. على سبيل المثال، يتم تقسيم شركة الخدمات المالية إلى ثلاثة أجزاء: المكتب الأمامي (Front office) “مثل المبيعات، التسويق، دعم العملاء”، والمكتب الأوسط (Middle Office) “إدارة المخاطر“، والمكتب الخلفي “الخدمات الإدارية وخدمات الدعم”.

 

يمكن اعتبار المكتب الخلفي جزء  الشركة المسؤول عن توفير جميع وظائف الأعمال المتعلقة بعملياتها، فعلى الرغم من تواجدهم غير الظاهر، يقوم موظفو المكتب الخلفي بالوظائف الأساسية للشركة. يعد المكتب الخلفي جزءًا أساسيًا من أي شركة، وغالبًا ما يتم تصنيف المسميات الوظيفية المرتبطة به تحت “العمليات”. إن المهام التي يؤديها موظفي المكتب الخلفي تُمكّن موظفي المكتب الأمامي من أداء عملهم وواجباتهم الخاصة بمواجهة العملاء.

يُستخدم مصطلح المكتب الخلفي أحيانًا لوصف جميع الوظائف التي لا تحقق إيرادات بشكل مباشر.

نشأ مصطلح “المكتب الخلفي” من طريقة تصميم الشركات القديمة لمكاتبها حيث احتوى الجزء الأمامي على الموظفين الذين يتفاعلون مع العملاء، بينما الجزء الخلفي من المكتب احتوى على الموظفين الذين لا يتفاعلون مع العملاء، مثل المحاسبين.

 

واليوم، تقع معظم مواقع المكاتب الخلفية بعيدًا عن مقر الشركة حيث يقع الكثير منها في المدن ذات الإيجارات التجارية غير المكلفة، وتكاليف العمالة المنخفضة، والتي يتوفر فيها مجموعة العمالة المناسبة.

تختار العديد من الشركات الاستعانة بمصادر خارجية (outsource) أو/ و ترحيل أدوار المكاتب الخلفية؛ وذلك لتخفيض التكاليف بشكل أكبر. كما أتاحت التكنولوجيا للشركات بترتيب العمل عن بُعد حيث يعمل الموظفون من المنزل، وهذا يتضمن توفير مبالغ الإيجار وزيادة الإنتاجية. علاوة على ذلك، فإن توظيف موظفي المكتب الخلفي عن بُعد يتيح للشركة الوصول للمواهب الموجودة في مناطق متنوعة وجذب مجموعة متنوعة من المتقدمين.

 

اعتبارات خاصة

على الرغم من أن موظفي المكتب الخلفي لا يتفاعلون مع العملاء إلا أنهم يتفاعلون بشكل مستمر مع موظفي المكتب الأمامي، فعلى سبيل المثال، قد يطلب مندوب مبيعات معدات التصنيع مساعدة موظفي المكتب الخلفي لتوفير معلومات دقيقة عن هياكل المخزون والتسعير، ويتفاعل مختصو التسويق العقاري مع وكلاء المبيعات باستمرار لإنشاء مواد تسويق جذابة ومواكبة لاتجاهات السوق، وكذلك يتفاعل مختصو تكنولوجيا المعلومات مع جميع أقسام الشركة بانتظام للتأكد من عمل الأنظمة التقنية بكفاءة.

يرى العديد من طلاب كلية الأعمال في الجامعات أو الكليات غير المستهدفة العمل في المكاتب الخلفية وسيلة لاكتساب الخبرة داخل الشركة وبناء شبكة علاقات تنقلهم للمكاتب الأمامية، رغم أن الأمر يتفاوت من شركة إلى أخرى، إلا أن العمل في أدوار المكتب الخلفي يختلف اختلافًا كبيرًا عن المكتب الأمامي، وباستثناء أدوار مخاطر الائتمان للشركات، من يأمل بالعمل في المكتب الأمامي لن يتمكّن من اكتساب الخبرة الكافية في المكتب الخلفي للانتقال.

 

أهم النقاط

  • المكتب الخلفي هو جزء من الشركة يتكوّن من الإدارة وموظفي الدعم الذين لا يتفاعلون مع العملاء.
  • تشمل وظائف المكتب الخلفي كل من التسويات، والتراخيص، وحفظ السجلات، والالتزام القانوني، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات.
  • نشأ مصطلح “المكتب الخلفي” من طريقة تصميم الشركات القديمة لمكاتبها حيث احتوى الجزء الأمامي على الموظفين الذين يتفاعلون مع العملاء، بينما الجزء الخلفي من المكتب احتوى على الموظفين الذين لا يتفاعلون مع العملاء، مثل المحاسبين.

 

 

المصدر: www.investopedia.com

أضف تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *