المكتب الخلفي هو جزء من الشركة يتكوّن من الإدارة وموظفي الدعم الذين لا يتفاعلون مع العملاء. تشمل وظائف المكتب الخلفي كل من التسويات، والتراخيص، وحفظ السجلات، والالتزام القانوني، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات. نشأ مصطلح “المكتب الخلفي” من طريقة تصميم الشركات القديمة لمكاتبها حيث احتوى الجزء الأمامي على الموظفين الذين يتفاعلون مع العملاء، بينما الجزء الخلفي من المكتب احتوى على الموظفين الذين لا يتفاعلون مع العملاء، مثل المحاسبين.
قائمة المحتويات:
ما هو المكتب الخلفي / باك أوفيس؟
المكتب الخلفي (Back Office) هو جزء من الشركة يتكون من موظفي الإدارة والدعم الذين لا يواجهون العملاء. تشمل وظائف المكتب الخلفي كل من التسويات، والتراخيص، وحفظ السجلات، والالتزام القانوني، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات.
يشير المكتب الخلفي إلى الوظائف التشغيلية والإدارية للشركة أو المنظمة التي تدعم أنشطة المكتب الأمامي. وهي تشمل مجموعة من الأنشطة التي تعتبر ضرورية لسير عمل المنظمة ولكن لا تشارك بشكل مباشر في مواجهة العملاء أو الأنشطة المدرة للدخل.
على سبيل المثال، يتم تقسيم شركة الخدمات المالية إلى ثلاثة أجزاء: المكتب الأمامي (Front office) “مثل المبيعات، التسويق، دعم العملاء”، والمكتب الأوسط (Middle Office) “إدارة المخاطر“، والمكتب الخلفي “الخدمات الإدارية وخدمات الدعم”.
يمكن اعتبار المكتب الخلفي جزء الشركة المسؤول عن توفير جميع وظائف الأعمال المتعلقة بعملياتها، فعلى الرغم من تواجدهم غير الظاهر، يقوم موظفو المكتب الخلفي بالوظائف الأساسية للشركة. يعد المكتب الخلفي جزءًا أساسيًا من أي شركة، وغالبًا ما يتم تصنيف المسميات الوظيفية المرتبطة به تحت “العمليات”. إن المهام التي يؤديها موظفي المكتب الخلفي تُمكّن موظفي المكتب الأمامي من أداء عملهم وواجباتهم الخاصة بمواجهة العملاء.
يُستخدم مصطلح المكتب الخلفي أحيانًا لوصف جميع الوظائف التي لا تحقق إيرادات بشكل مباشر.
ما هي وظيفة Back Office؟
تشمل وظائف المكتب الخلفي كل من التسويات، والتراخيص، وحفظ السجلات، والالتزام القانوني، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات.
فيما يلي بعض الجوانب الرئيسية للمكتب الخلفي:
1- الدعم الإداري:
يقدم المكتب الخلفي الدعم الإداري لمختلف الإدارات داخل المنظمة. يتضمن ذلك مهام مثل حفظ السجلات وإدارة المستندات وإدخال البيانات والجدولة وحفظ الملفات والواجبات الكتابية الأخرى.
2- إدارة العمليات والعمليات:
وظائف المكتب الخلفي هي المسؤولة عن إدارة وتحسين العمليات والعمليات الداخلية للمؤسسة. قد يشمل ذلك الإشراف على إدارة سلسلة التوريد ومراقبة المخزون ومعالجة الطلبات والخدمات اللوجستية والجوانب التشغيلية الأخرى.
3- الموارد البشرية:
غالبًا ما تتضمن عمليات المكتب الخلفي إدارة وظائف الموارد البشرية. يتضمن ذلك أنشطة مثل التوظيف ، وإعداد الموظفين ، وإدارة كشوف المرتبات ، وإدارة المزايا ، وإدارة الأداء ، والتدريب والتطوير ، وعلاقات الموظفين.
4- الشؤون المالية والمحاسبة:
يتولى المكتب الخلفي عادةً المهام المالية والمحاسبية ، بما في ذلك الحسابات الدائنة والمدينين ، وإعداد التقارير المالية ، وإعداد الميزانية ، والتحليل المالي ، والامتثال الضريبي ، ومسك الدفاتر.
5- دعم تكنولوجيا المعلومات والتكنولوجيا:
غالبًا ما تتضمن وظائف المكتب الخلفي إدارة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في المؤسسة وتقديم الدعم الفني للموظفين. يتضمن ذلك صيانة أنظمة الأجهزة والبرامج وإدارة الشبكة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها وأمن البيانات.
6- الامتثال والشؤون التنظيمية:
تضمن فرق المكتب الخلفي الامتثال للوائح الصناعة والسياسات الحكومية والمتطلبات القانونية. قد يكونون مسؤولين عن مراقبة الامتثال التنظيمي والإبلاغ عنه ، وإدارة التراخيص والتصاريح ، وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات الداخلية.
7- إدارة البيانات والتحليلات:
قد تتضمن عمليات المكتب الخلفي إدارة البيانات وتحليلها لدعم اتخاذ القرار والتخطيط الاستراتيجي. يتضمن ذلك جمع البيانات ومراقبة جودة البيانات وتحليل البيانات وإنشاء تقارير أو رؤى للإدارة.
أهمية المكتب الخلفي:
تعتبر عمليات المكتب الخلفي التي تتسم بالكفاءة والفعالية أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح الشامل للمؤسسة. إنها تمكن وظائف المكتب الأمامي من العمل بسلاسة من خلال توفير الدعم اللازم والتأكد من التعامل مع المهام الإدارية والتشغيلية والامتثال بكفاءة.
من خلال تبسيط العمليات وإدارة الموارد والحفاظ على سجلات دقيقة ، يساهم المكتب الخلفي في إنتاجية المؤسسة ومراقبة التكاليف والامتثال التنظيمي.
تاريخ المكتب الخلفي / باك أوفيس:
نشأ مصطلح “المكتب الخلفي” من طريقة تصميم الشركات القديمة لمكاتبها حيث احتوى الجزء الأمامي على الموظفين الذين يتفاعلون مع العملاء، بينما الجزء الخلفي من المكتب احتوى على الموظفين الذين لا يتفاعلون مع العملاء، مثل المحاسبين.
واليوم، تقع معظم مواقع المكاتب الخلفية بعيدًا عن مقر الشركة حيث يقع الكثير منها في المدن ذات الإيجارات التجارية غير المكلفة، وتكاليف العمالة المنخفضة، والتي يتوفر فيها مجموعة العمالة المناسبة.
تختار العديد من الشركات الاستعانة بمصادر خارجية (outsource) أو/ و ترحيل أدوار المكاتب الخلفية؛ وذلك لتخفيض التكاليف بشكل أكبر. كما أتاحت التكنولوجيا للشركات بترتيب العمل عن بُعد حيث يعمل الموظفون من المنزل، وهذا يتضمن توفير مبالغ الإيجار وزيادة الإنتاجية. علاوة على ذلك، فإن توظيف موظفي المكتب الخلفي عن بُعد يتيح للشركة الوصول للمواهب الموجودة في مناطق متنوعة وجذب مجموعة متنوعة من المتقدمين.
مهام المكتب الخلفي في الشركات:
على الرغم من أن موظفي المكتب الخلفي لا يتفاعلون مع العملاء إلا أنهم يتفاعلون بشكل مستمر مع موظفي المكتب الأمامي، فعلى سبيل المثال، قد يطلب مندوب مبيعات معدات التصنيع مساعدة موظفي المكتب الخلفي لتوفير معلومات دقيقة عن هياكل المخزون والتسعير، ويتفاعل مختصو التسويق العقاري مع وكلاء المبيعات باستمرار لإنشاء مواد تسويق جذابة ومواكبة لاتجاهات السوق، وكذلك يتفاعل مختصو تكنولوجيا المعلومات مع جميع أقسام الشركة بانتظام للتأكد من عمل الأنظمة التقنية بكفاءة.
يرى العديد من طلاب كلية الأعمال في الجامعات أو الكليات غير المستهدفة العمل في المكاتب الخلفية وسيلة لاكتساب الخبرة داخل الشركة وبناء شبكة علاقات تنقلهم للمكاتب الأمامية، رغم أن الأمر يتفاوت من شركة إلى أخرى، إلا أن العمل في أدوار المكتب الخلفي يختلف اختلافًا كبيرًا عن المكتب الأمامي، وباستثناء أدوار مخاطر الائتمان للشركات، من يأمل بالعمل في المكتب الأمامي لن يتمكّن من اكتساب الخبرة الكافية في المكتب الخلفي للانتقال.
المصدر: www.investopedia.com
