نظام المعلومات المحاسبي (Accounting Information System) (AIS) يتضمن جمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية التي يستخدمها المستخدمون الداخليون لإبلاغ المستثمرين والدائنين والسلطات الضريبية بالمعلومات.
وهي بشكل عام طريقة قائمة على الحاسب الآلي لتتبع النشاط المحاسبي مقترنًا مع موارد تكنولوجيا المعلومات. تجمع نظم المعلومات المحاسبية بين الممارسات المحاسبية التقليدية مثل استخدام مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (Generally Accepted Accounting Principles) (GAAP) وموارد تكنولوجيا المعلومات الحديثة.
كيفية استخدام نظام المعلومات المحاسبي
يحتوي نظام المعلومات المحاسبي على عناصر مختلفة مهمة في الدورة المحاسبية. على الرغم من أن المعلومات الواردة في النظام تختلف بين الصناعات وأحجام الأعمال إلا أن نظام المعلومات المحاسبي القياسي يتضمن بيانات تتعلق بالإيرادات، والمصروفات، ومعلومات العملاء، ومعلومات الموظفين، والمعلومات الضريبية.
تتضمن البيانات المحددة أوامر المبيعات، وتقارير التحليل، وطلبات الشراء، والفواتير، وسجلات الشيكات، والمخزون، وكشوف المرتبات، ودفتر الأستاذ، وميزان المراجعة، ومعلومات القوائم المالية.
يجب أن يكون لنظام المعلومات المحاسبي هيكل قاعدة بيانات لتخزين المعلومات. وعادةً ما تتم برمجة بنية قاعدة البيانات هذه باستخدام لغة الاستعلام التي تسمح بمعالجة الجدول والبيانات. يحتوي هذا النظام على العديد من الحقول لإدخال البيانات، وأيضًا تحرير البيانات المخزنة مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تكون أنظمة المعلومات المحاسبية منصات آمنة باتخاذ تدابير وقائية ضد الفيروسات والمخترقين والمصادر الخارجية بمختلفها التي تحاول سلب المعلومات وجمعها، وهنا تزداد أهمية الأمن السيبراني بزيادة عدد الشركات التي تقوم بتخزين بياناتها إلكترونيًا.
تجسد المخرجات المختلفة لنظم المعلومات المحاسبية تنوعًا في قدرات معالجة البيانات، فينتج تقارير تتضمن تقارير تقادم الحسابات المدينة المستندة إلى معلومات العملاء، وجداول الاستهلاك للأصول الثابتة، وموازين المراجعة لإعداد التقارير المالية. ويمكن أيضًا إعادة إنتاج قوائم العملاء وحسابات الضرائب ومستويات المخزون؛ ومع ذلك، لا يتم تضمين المراسلات أو المذكرات أو العروض التقديمية في نظام المعلومات المحاسبي؛ لأن هذه العناصر لا تتعلق مباشرة بالتقارير المالية أو مسك الدفاتر للشركة.
فوائد نظم المعلومات المحاسبية
التواصل بين الإدارات
يسعى نظام المعلومات المحاسبي إلى التفاعل بين أقسام المنشأة. فداخل النظام، يمكن لقسم المبيعات تحميل ميزانية المبيعات، ويتم استخدام هذه المعلومات من قِبل فريق إدارة المخزون لإجراء عمليات جرد وشراء المواد. وعند شراء المخزون، يمكن للنظام إخطار قسم الحسابات الدائنة بالفاتورة الجديدة. ويمكن أيضًا لنظام المعلومات المحاسبي مشاركة معلومات حول طلب جديد حتى تكون إدارات التصنيع والشحن وخدمة العملاء على علم بعملية البيع.
الضوابط الداخلية
تعد الضوابط الداخلية جزء لا يتجزأ من نظام المعلومات المحاسبي، يمكن وضع السياسات والإجراءات داخل النظام لضمان الاحتفاظ بمعلومات العملاء والبائعين والأقسام الحساسة في الشركة، فمن خلال استخدام موافقات الوصول المادي، ومتطلبات تسجيل الدخول، وسجلات الوصول، والتفويضات، وفصل الواجبات، يمكن أن يقتصر المستخدمون على المعلومات ذات الصلة اللازمة لأداء وظيفة أعمالهم فقط.
المصدر: www.investopedia.com
