خدمة العملاء (Customer Service) هي عملية ضمان رضا العملاء عن منتج أو خدمة ما. و لخدمة العملاء أشكال متنوعة، قد تتم خدمة العملاء في كثير من الأحيان أثناء إجراء خدمة ما للعميل، مثل إجراء عملية بيع أو إرجاع أحد العناصر التي تم شراؤها. كما يمكنها أن تأخذ شكل التفاعل الشخصي أو المكالمة الهاتفية أو أنظمة الخدمة الذاتية أو بوسائل أخرى.
أهمية خدمة العملاء؟
تعد خدمة العملاء جزءًا مهمًا للحفاظ على العلاقات المستمرة مع العملاء، وهي مفتاح استمرار العوائد. لهذا السبب، عملت العديد من الشركات بجد لزيادة مستوى رضا العملاء. العديد من الأشخاص يعملون في خدمة العملاء، بعضهم خلف الكواليس وبعضهم في مواجهة الجمهور وهم من لهم الأهمية الكبرى لأنهم من يشكلون تصورات العملاء عن الشركة ككل.
ماهو السر لتقديم خدمة عملاء ممتازة؟
تدرك معظم الشركات الناجحة أهمية تقديم خدمة عملاء متميزة. لذلك نرى الفرق بين خسارة العميل أو الاحتفاظ به تتمثل في تفاعل ممثل خدمة العملاء مع العملاء. عندما تنشأ مشاكل، يجب أن يتلقى العملاء الاهتمام الكامل والمناسب للمشكلة. فالاهتمام الفوري برسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية أمر بالغ الأهمية للحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء. كما إن مطالبة العملاء بالوقوف في صفوف طويلة أو الجلوس والانتظار لفترات طويلة دون أسباب مقنعة يمكن أن يؤدي إلى تعكير التفاعل قبل أن يبدأ.
ينبغي أن تكون خدمة العملاء تسعى بشكل أساسي لرضا المستهلك. على سبيل المثال، إذا اتصل العميل بخط المساعدة بخصوص مشكلة في منتج ما، فيجب على ممثل خدمة العملاء المتابعة مع العميل حتى يتم حل المشكلة بالكامل. قد يستدعي الأمر للاستعانة بموظفين يقابلون العميل واجها لوجه إذا لم يكن من الممكن حل المشكلة على الهاتف، أو نقل المكالمة إلى فنيين في قسم آخر. لذلك فإن المتابعة مع العميل للتأكد من انه راضٍ تمامًا عن الخدمة هي خطوة ذكية جدًا.
سمات ممثلي خدمة العملاء الناجحين؟
يجب أن يكون ممثلو خدمة العملاء لطيفين ولبقين في التعامل وعلى دراية وإطلاع بكل شيء، بالإضافة إلى تفرغهم التام. خدمة العملاء تتطلب مهارات استماع ممتازة ورغبة في التوصل إلى حل مناسب. لذلك قد يكون التدريب على حل النزاعات مفيدًا جدًا في تعزيز هذه المهارات. مهارات التحدث هي إحدى السمات الأساسية لممثل خدمة عملاء ناجح. على سبيل المثال، بالنسبة لموظفي الهاتف، مهارات التحدث تعني وضوح الصوت والبطء مع الحفاظ على الهدوء حتى إذا كان العميل غاضبًا.
يجب على الشركات الالتزام بتقديم أحدث المعلومات لممثلي خدمة العملاء لتجنب التعقيد، كما يحتاج الموظفون إلى الحصول على أحدث وأدق المعلومات حول المنتجات وسياسات الشركة. التقييم الدوري لخدمة العملاء أمر ضروري لإدارة شركة ناجحة. لذلك نرى أن استطلاعات الرأي للعملاء تتيح فرصة لتقديم تعليقات حول الخدمة التي يتلقونها واقتراح مجالات لتحسينها.
الاتجاهات في خدمة العملاء؟
مع انتشار الهواتف الذكية، تتركز خدمة العملاء بشكل كبير على خدمة عملائها من خلال المكالمات الهاتفية. لذلك فإن تطبيقات الهواتف المحمولة التي تركز على خدمة العملاء ستكون هي مفتاح تلبية الاحتياجات المتطورة للعملاء. مما يعني، الوصول لخدمة العملاء من خلال التطبيق مباشرة، ولا حاجة للخروج من التطبيق للاتصال بخدمة العملاء. أيضًا من الضروري التركيز على سهولة الوصول على الدعم عبر أي قناة يستخدمها العميل على أجهزتهم المحمولة، مثل الرسائل النصية أو الدردشة المباشرة، ومن المهم أيضًا عدم التركيز بشكل كامل على الاستجابة السريعة لطلبات خدمة العملاء ولكن بالمقابل التأكد من تقديم الاستجابات والمساعدة المطلوبة بشكل صحيح. وأخيرًا، يجب أن تكون الشركات سباقة في التعامل مع العملاء غير الراضين، يمكن القيام بذلك عن طريق الاتصال بهم من خلال الدردشة المباشرة لمناقشة مجالات المشاكل أو باستخدام تحليلات البيانات السابقة لتحديد العملاء الذين قد يكونون غير راضين أو منخفضي الرضا حول الخدمة أو المنتج.
كتابة: أ. جود البليهد
المصدر:
investopedia.com
