دليل الحسابات أو شجرة الحسابات (Chart of Accounts ) (COA) يتكون من قائمة تضم كل حساب تمتلكه الشركة ونوعه والرصيد الخاص به، يتم ترتيب حسابات الميزانية العمومية وقائمة الدخل وفق نمط وأسلوب معين بما يتناسب مع نشاط أي منشأة لعرض البيانات بغرض تسجيل وتتبع البنود والمدخلات.
المفهوم الخاص بدليل الحسابات
الحساب: هو سجل فريد لكل نوع من أنواع الأصول والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.
دليل الحسابات: هو أداة تنظيمية مالية توفر قائمة كاملة بكل حساب في دفتر الأستاذ العام لشركة ما مقسمة إلى فئات فرعية.
تستخدم المنشآت دليل الحسابات لبيان جميع حساباتها بأرقام هذه الحسابات، وتشمل أرقام الحسابات عادة على رقمين أو أكثر، فقد تبدأ أرقام حسابات الأصول برقم ١، وتبدأ الالتزامات برقم ٢، وتبدأ حقوق ملكية حملة الأسهم برقم ٣، وتبدأ الإيرادات برقم ٤، والمصروفات تبدأ برقم ٥. ويشير الرقمان الثاني والثالث والأرقام الأعلى في رقم الحساب إلى موضع الحساب المعين داخل مجموعته، على سبيل المثال، قد يكون رقم حساب هو ١٠١ وهو أول حساب في الأصول،كما قد تكون حسابات الدائنين رقم ٢٠١ وهو أول حساب التزام، ويتم ترقيم كل الحسابات باستخدام نفس الطريقة. وتستخدم المؤسسات التي لديها الكثير من الحسابات أرقام حسابات مطولة (مكونة من أرقام كثيرة عادةً تحتوي على شهادة توثيق البرامج على أسماء الحسابات والأوصاف المختصرة ورموز التعريف).
باستخدام شهادة توثيق البرامج، يتم سرد حسابات الميزانية العمومية أولًا أي الأصول والمطلوبات وحقوق المساهمين ثم بعد ذلك عرض الحسابات في قائمة الدخل متمثلة في الإيرادات والمصروفات.
بالنسبة لشركة صغيرة، قد يتضمن دليل الحسابات هذه الحسابات الفرعية تحت حساب الأصول:
- السيولة النقدية.
- حساب ادخاري.
- رصيد المصروفات النثرية.
- الحسابات المستحقة.
- الأموال غير المودعة.
- المخزون.
- تأمين مسبق الدفع.
- المركبات.
- البنايات.
وقد يكون لحساب الخصوم حسابات فرعية، مثل:
- بطاقة ائتمان الشركة
- الخصوم المتراكمة
- حسابات مستحقة الدفع
- أجور ورواتب المستحقة
- أوراق الدفع
ويمكن تقسيم حقوق ملكية المساهمين إلى الحسابات التالية:
في حسابات قائمة الدخل، يمكن تقسيم حسابات الإيرادات والمصروفات إلى إيرادات التشغيل، ومصاريف التشغيل والإيرادات غير التشغيلية والخسائر غير التشغيلية، بالإضافة إلى ذلك، تقوم العديد من المنظمات ببناء هيكل حساباتها بحيث يتم تصنيف معلومات المصروفات بشكل منفصل من قبل الإدارة، وبالتالي، فإن قسم المبيعات وقسم الهندسة وقسم المحاسبة لديهم نفس مجموعة حسابات المصاريف. تشمل أمثلة حسابات المصروفات تكلفة السلع المباعة، ومصاريف الإهلاك ومصاريف الأجور… إلخ.
حتى الشركات الصغيرة يمكن أن يكون لديها عشرات الحسابات في دليل حساباتها. وكلما كانت الشركة أكبر وأكثر تعقيدًا؛ كان دليل الحسابات أكبر حجمًا وأكثر تعقيدًا ولكن برامج المحاسبة تسهّل تصنيف مدخلات المحاسبة بشكل صحيح والحفاظ على دليل حسابات بشكل دقيق ومنظم.
يمكن أن تؤثر متطلبات إعداد التقارير على كيفية قيام الشركة بإنشاء شجرة حساباتها، ولكن من المهم الحفاظ على شهادة توثيق البرامج بنفس الشكل من سنة إلى أخرى؛ لإجراء مقارنات دقيقة حول الموارد المالية للشركة عبر الوقت.
هنا طريقة للتفكير في مخطط الحسابات من حيث علاقته بأوضاعك المالية؛ مما قد يساعدك على فهم كيفية ارتباطه بنشاطك التجاري بشكل أفضل.
لنفترض أن لديك حساب جارٍ وحساب ادخار وشهادة إيداع في نفس البنك. عند تسجيل حسابك عبر الإنترنت، ستنتقل عادة إلى صفحة نظرة عامة تعرض الرصيد في كل حساب. وبالمثل، إذا كنت تستخدم برنامجًا عبر الإنترنت يساعدك في إدارة جميع حساباتك في مكان واحد مثل مينت (Mint) أو بيرسونال كابيتال (Personal Capital)، فإن ما تبحث عنه هو في الأساس يقوم بذات دور مخطط حسابات الشركة حيث يمكنك من رؤية جميع الحسابات الخاصة بك من خصوم وأصول في صفحة واحدة.
المصادر:
- المحاسبة المالية وفق المعايير الدولية للتقرير المالي (ترجمة الهيئة السعودية للمحاسبين القانونيين)
- investopedia.com
