حساب المصروفات هو أداة محاسبية أساسية تساعد الشركات والمؤسسات على إدارة التكاليف والنفقات بفعالية وضمان الامتثال للضوابط المالية والقوانين المحلية والدولية. وسنتناول في هذا المقال تعريف حساب المصروفات وهل هو دائن أم مدين، وسنوضح أمثلة على قيوده وكيفية تسجيله في شجرة المحاسبة.
قائمة المحتويات:
حساب المصروفات
حساب المصروفات هو جزء من نظام المحاسبة الذي يستخدم لتسجيل وتتبع النفقات أو التكاليف التي تتكبدها الشركة أو المؤسسة في مجريات أعمالها. المصروفات تمثل النفقات التي تنفق على العناصر والأنشطة اللازمة لتشغيل الشركة وتحقيق أهدافها. هذا يشمل الأمور مثل أجور الموظفين، تكاليف المكتب، تكاليف المواد والإمدادات، الإيجارات، والعديد من الأنشطة والمصادر الأخرى.
طبيعة حساب المصروفات
طبيعة حساب المصروفات هي طبيعة الحساب التي تؤثر على طريقة تسجيل المصروفات في دفاتر الأستاذ.
تُعد طبيعة حساب المصروفات مهمة لفهم كيفية تأثير المصروفات على الميزانية العمومية للشركة. تُظهر الميزانية العمومية الأصول والخصوم وحقوق الملكية للشركة في تاريخ معين.
تُصنف حسابات المصروفات بشكل عام إلى عدة أنواع، بما في ذلك:
- المصروفات التشغيلية: وهي المصروفات التي ترتبط بالأنشطة اليومية للأعمال التجارية، مثل تكلفة المواد الخام، وتكلفة العمالة، والنفقات العامة والإدارية.
- المصروفات غير التشغيلية: وهي المصروفات التي لا ترتبط بالأنشطة اليومية للأعمال التجارية، مثل الخسائر غير المحققة، وفوائد القروض، والضرائب.
تُدرج المصروفات التشغيلية في قائمة الدخل، بينما تُدرج المصروفات غير التشغيلية في قائمة الدخل الاستثنائية.
المصروفات دائن أم مدين
حسابات المصروفات عادة ما تكون مدينة. في النظام المحاسبي المزدوج، تُعامل التكلفة أو النفقة/المصروف كمعاملة مدينة على الحساب الخاص بها. هذا يعني أنه عند تسجيل مصروف أو تكلفة، ستزيد قيمة الحساب المدين.
على سبيل المثال، عندما تقوم الشركة بدفع أجرة الإيجار الشهري للمكتب الخاص بها، سيتم تسجيل هذه النفقة كمعاملة مدينة على حساب المصروفات الخاص بالإيجار.
مع ذلك، يجب أيضًا توثيق الجانب المدين من معاملة المصروفات بمعاملة دائنة على حسابات أخرى. على سبيل المثال، عندما تقوم الشركة بدفع فاتورة المصروفات، يمكن تسجيل هذا الدفع كمعاملة دائنة على حساب البنك.
بالتالي، حساب المصروفات يكون دائمًا مدينًا، ولكن يمكن أن يكون هناك جوانب دائنة أخرى مرتبطة بهذه المعاملات تمثل المدفوعات.
لماذا المصروفات مدينة
في نظام المحاسبة، يتم تصنيف الحسابات إلى حسابات مدينة وحسابات دائن. الحسابات المدينة هي حسابات تزيد من رصيدها عندما يتم تسجيلها في دفاتر الأستاذ. الحسابات الدائنة هي حسابات تزيد من رصيدها عندما يتم خصمها من دفاتر الأستاذ.
يعود السبب التاريخي لتصنيف المصروفات كحسابات مدينة إلى القيد المزدوج. في القيد المزدوج، يتم تسجيل كل معاملة مالية بقيدين متعاكسين. يُعرف القيد الأول باسم القيد المدين، ويُعرف القيد الثاني باسم القيد الدائن.
يُعتبر القيد المدين قيدًا سلبيًا، ويُستخدم لتسجيل الانخفاضات في الأصول أو الزيادة في الخصوم أو المصروفات. يُعتبر القيد الدائن قيدًا إيجابيًا، ويُستخدم لتسجيل الزيادة في الأصول أو الانخفاض في الخصوم أو الإيرادات.
في حالة المصروفات، يُعتبر القيد المدين قيدًا سلبيًا لأنه يعكس انخفاضًا في حقوق الملكية. حقوق الملكية هي الفرق بين الأصول والخصوم. عندما تدفع الشركة أموالًا مقابل مصروف، فإنها تخفض حقوق الملكية.
قيود المصروفات
قيود المصروفات هي قيود محاسبية يتم تسجيلها في نهاية الفترة المحاسبية لتعديل أرصدة حسابات المصروفات وحسابات الأصول أو الخصوم ذات الصلة.
تهدف قيود المصروفات إلى ضمان أن تعكس قائمة الدخل والميزانية العمومية للشركة الصورة الحقيقية لحقوق الملكية ونتائج أعمال الشركة.
أنواع قيود المصروفات
يوجد نوعان رئيسيان لقيود المصروفات، وهما:
1- قيود المصروفات المستحقة
تُستخدم قيود المصروفات المستحقة لتسجيل المصروفات التي تم تكبدها بالفعل ولكن لم يتم دفعها بعد. على سبيل المثال، إذا قامت شركة بشراء سلع أو خدمات بالآجل، فسيتم تسجيل المصروفات في حساب “مصروفات المستحقة” في تاريخ الشراء.
2- قيود المصروفات المدفوعة مقدمًا
تُستخدم قيود المصروفات المدفوعة مقدمًا لتسجيل المصروفات التي تم دفعها بالفعل ولكن لم يتم استهلاكها بالكامل بعد. على سبيل المثال، إذا دفعت شركة إيجارًا سنويًا مقدمًا، فسيتم تسجيل جزء من الإيجار كمصروفات في السنة الأولى، والجزء المتبقي كمصروفات في السنوات اللاحقة.
طريقة تسجيل قيود المصروفات
يتم تسجيل قيود المصروفات باستخدام القيد المزدوج. في القيد المزدوج، يتم تسجيل كل معاملة مالية بقيدين متعاكسين. يُعرف القيد الأول باسم القيد المدين، ويُعرف القيد الثاني باسم القيد الدائن.
مثال على تسجيل قيد مصروفات مستحق الدفع
لنفترض أن شركة “أ” قامت بشراء سلع بقيمة 1000 ريال بالآجل في تاريخ 1 سبتمبر 2023. سيتم تسجيل هذه المعاملة في دفاتر الأستاذ على النحو التالي:
1000 ريال من حـ / مصروفات مشتريات
1000 ريال إلى حـ / حسابات مستحقة
في هذا المثال، يتم تسجيل حساب “مشتريات” بمبلغ 1000 في حساب “المشتريات”. يتم أيضًا تسجيل قيد مقابل في حساب “حسابات مستحقة”. يمثل حساب “الحسابات المستحقة” الالتزامات التي تستحق على الشركة.
في نهاية الفترة المحاسبية، والتي هي 31 ديسمبر 2023، سيتم إجراء قيد قيود المصروفات المستحقة على النحو التالي:
1000 من حـ / المصروفات مستحقة الدفع
1000 إلى حـ / الحسابات المستحقة
في هذا المثال، يتم تسجيل مصروف مستحق الدفع بمبلغ 1000 في حساب “مصروفات مستحق الدفع”. يتم أيضًا تسجيل قيد مقابل في حساب “حسابات مستحقة”. يمثل حساب “مصروفات مستحق الدفع” المصروفات التي تم تكبدها بالفعل ولكنها لم يتم دفعها بعد.
مثال على قيد مصروفات مدفوعة مقدمًا
لنفترض أن شركة “أ” تدفع مبلغًا من المال مقابل الإيجار لمدة عام مقدمًا. يبلغ إجمالي المبلغ المدفوع 12000. يتم تسجيل هذه المعاملة في دفاتر الشركة على النحو التالي:
12000 من حـ / مصروفات الإيجار المدفوع مقدمًا
12000 إلى حـ / النقدية
في نهاية الفترة المحاسبية الأولى، يتم تسجيل قيد المصروفات المدفوعة مقدمًا على النحو التالي:
6000 من حـ / مصروفات إيجار مستهلكة
6000 إلى حـ / مصروفات الإيجار المدفوع مقدمًا
في هذا المثال، يتم تسجيل مصروف مستهلك بمبلغ 6000 في حساب “مصروفات الإيجار المستهلكة”. يتم أيضًا تسجيل قيد مقابل في حساب “مصروفات الإيجار المدفوع مقدمًا”.
ملاحظات
- يمكن إجراء قيود المصروفات المستحقة والمدفوعة مقدمًا في أي وقت خلال الفترة المحاسبية. ومع ذلك، يُنصح بإجراء هذه القيود في نهاية الفترة المحاسبية لضمان تسجيل جميع المصروفات التي تخص الفترة الحالية.
- يجب أن تكون قيود المصروفات مدعمة بالمستندات الداعمة المناسبة، مثل الفواتير أو إيصالات الدفع.
- يمكن أن يؤدي عدم إجراء قيود المصروفات إلى المبالغة في الأرباح في الفترة الحالية وإلى المبالغة في الخسائر في الفترات المستقبلية.
تبويب المصروفات:
تبويب المصروفات هو عملية تقسيم المصروفات إلى فئات أو تصنيفات مختلفة لأغراض المحاسبة والتقارير المالية. يهدف تبويب المصروفات إلى تنظيم وتصنيف المصروفات بحيث يمكن فهمها وإدارتها بشكل أفضل. عادةً ما يتم تبويب المصروفات بناءً على نوع المصروف أو القسم الذي تنتمي إليه داخل الشركة.
هناك العديد من الطرق المختلفة لتبويب المصروفات، ولكن الطريقة الأكثر شيوعًا هي تقسيمها إلى فئات تشغيلية وغير تشغيلية.
المصروفات التشغيلية هي المصروفات التي ترتبط مباشرة بالأنشطة اليومية للأعمال التجارية. تشمل هذه المصروفات ما يلي:
- تكلفة المواد الخام: وهي التكلفة التي تدفعها الشركة مقابل المواد الخام التي تستخدمها في إنتاج السلع أو الخدمات.
- تكلفة العمالة: وهي التكلفة التي تدفعها الشركة للموظفين الذين يعملون في إنتاج السلع أو الخدمات.
- نفقات البيع والتسويق: وهي المصروفات التي تدفعها الشركة للترويج لمنتجاتها أو خدماتها.
- نفقات الإدارية: وهي المصروفات التي تدفعها الشركة لإدارة أعمالها.
المصروفات غير التشغيلية هي المصروفات التي لا ترتبط مباشرة بالأنشطة اليومية للأعمال التجارية. تشمل هذه المصروفات ما يلي:
- الضرائب: وهي الضرائب التي تدفعها الشركة للحكومة.
- الفوائد: وهي الفائدة التي تدفعها الشركة على القروض التي تحصل عليها.
- خسائر غير عادية: وهي الخسائر التي لا تحدث بشكل منتظم.
بالإضافة إلى التقسيم إلى فئات تشغيلية وغير تشغيلية، يمكن تبويب المصروفات أيضًا بالطرق التالية:
1. تصنيف حسب الطبيعة:
يتم تبويب المصروفات وفقًا للنوع الأساسي للمصروف، مثل مصروفات الأجور والأجور الاجتماعية ومصروفات الإيجار ومصروفات المواد الخام.
2. تصنيف حسب الوظيفة:
تصنف المصروفات استنادًا إلى الوظيفة التي تؤديها في الشركة، مثل مصروفات الإنتاج ومصروفات التسويق ومصروفات البحث والتطوير.
3. تصنيف حسب المشروع أو القسم:
إذا كانت الشركة تدير عدة مشاريع أو أقسام مختلفة، يمكن تبويب المصروفات حسب المشروع أو القسم.
4. تصنيف حسب الفترة الزمنية:
يتم تبويب المصروفات حسب الفترة الزمنية التي تنتمي إليها، مثل المصروفات الشهرية والربع سنوية والسنوية.
5. تصنيف حسب الأولويات:
يمكن تصنيف المصروفات استنادًا إلى أولوياتها، حيث تُميز المصروفات الأساسية عن المصروفات الاختيارية.
شجرة حسابات المصروفات
شجرة حسابات المصروفات هي تنظيمية هرمية تُستخدم في المحاسبة لتصنيف وتبويب المصروفات بشكل منهجي ومنظم. يمكن أن تكون هذه الشجرة جزءًا من الخطة المحاسبية للشركة وتُستخدم لتقسيم المصروفات إلى فئات فرعية وأقسام لأغراض التقرير المالي وإعداد القوائم المالية. الشجرة تعرض ترتيب المصروفات من العامة إلى الخاصة بطريقة هرمية. إليك مثالًا بسيطًا على شجرة حسابات المصروفات:
– المصروفات
– مصروفات الإنتاج
– أجور العمال
– مصروفات المواد الخام
– مصروفات الطاقة
– مصروفات التسويق
– مصروفات الإعلان
– مصروفات العروض الترويجية
– مصروفات الإدارة
– مصروفات الرواتب والمرتبات
– مصروفات الإيجار
– مصروفات الأثاث والتجهيزات
– مصروفات البحث والتطوير
– مصروفات المعمل
– مصروفات البحث وتطوير المنتجات
– مصروفات تكنولوجيا المعلومات
– مصروفات البرمجة
– مصروفات الصيانة والدعم الفني
هذا النوع من التنظيم يساعد الشركات على فهم مصروفاتها بشكل أفضل والتقرير عنها بشكل دقيق في القوائم المالية. يمكن أيضًا تخصيص مسؤوليات محددة لمتابعة وإدارة كل فئة داخل الشركة.
