يسجل نظام القيد المفرد (Single Entry System) كل معاملة محاسبية في قيد واحد في السجلات المحاسبية، بدلاً من نظام القيد المزدوج الأكثر شيوعًا. يرتكز نظام القيد المنفرد على نتائج الأعمال التي يتم الإبلاغ عنها في بيان الدخل. المعلومات الأساسية التي يتم تتبعها في نظام القيد المنفرد هي المدفوعات النقدية والإيصالات النقدية. لا يتم عادةً تتبع سجلات الأصول والخصوم في نظام القيد المنفرد؛ وإنما يجب تتبع هذه البنود بشكل منفصل. الشكل الأساسي لحفظ السجلات في نظام القيد المنفرد هو دفتر النقدية، وهو في الأساس شكل موسع من سجل الشيكات، ويحتوي على أعمدة لتسجيل مصادر النقدية واستخداماتها المحددة، بالإضافة إلى مساحة في أعلى وأسفل كل صفحة لكتابة أرصدة البداية والنهاية.
مزايا نظام القيد المنفرد
الميزة الرئيسية لنظام القيد المنفرد هي بساطته المطلقة، لأنه يتطلب الحد الأدنى من القيود، ومعرفة أساسية فقط بمعايير المحاسبة، مما يجعل من السهل على غير المحاسب استخدامه. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدامه لحساب الأرباح الناتجة عن عمل تجاري في وقت قصير.
عيوب نظام القيد المنفرد
تشمل أهم المشكلات المرتبطة بنظام القيد المنفرد ما يلي:
الأصول: لا يتم تتبع الأصول، مما يسهل ضياعها أو سرقتها.
البيانات المالية المُدَقَقة: من المستحيل إجراء عملية مراجعة وتدقيق للنتائج المالية للأعمال التجارية التي تستخدم نظام القيد المنفرد، إذ يجب تحويل المعلومات إلى تنسيق القيد المزدوج حتى يتمكن المدقق من إجراء التدقيق.
الأخطاء: من الأسهل بكثير ارتكاب أخطاء كتابية في نظام القيد المنفرد، على عكس نظام القيد المزدوج الذي يجب أن تتطابق فيه إجمالي حسابات الدائن والمدين في القيود المنفصلة في الحسابات المختلفة.
الالتزامات/الخصوم: لا يتم تتبع الخصوم أو الالتزامات، وبالتالي ستحتاج إلى نظام منفصل لتحديد موعد استحقاقها للدفع والمبالغ التي يجب دفعها.
التقارير: لا يوجد سوى القليل من المعلومات المتاحة التي لا يمكن تحديد المركز المالي للشركة بناءً عليها، لذلك قد لا تكون الإدارة على دراية كاملة بأداء الشركة.
يُستخدَم نظام القيد المنفرد بشكل حصري في أنظمة المحاسبة اليدوية، حيث تستخدم جميع الأنظمة المحوسبة نظام الإدخال المزدوج بدلاً من ذلك.
بصفة عامة، يستطيع المحاسب المُدرب إعادة بناء مجموعة حسابات قائمة على القيد المزدوج من سجلات المحاسبة ذات القيد المنفرد، وإن كان هذا سيتطلب وقتًا طويلاً، ولكنه سيتمكن من خلال القيام بذلك من إعادة بناء الميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية.
المصدر:
https://www.accountingtools.com/articles/what-is-a-single-entry-system.html