نظام القيد المنفرد هو أسلوب محاسبة يُسجل فيه كل صفقة مالية مرة واحدة فقط. إنه أكثر بساطة من النظام المزدوج الذي يستخدم على نطاق واسع في مجال المحاسبة التجارية. في النظام الفردي، يُسجل كل صفقة مالية كإدخال فردي، عادة في سجل يسمى اليومية أو السجل. يستخدم هذا النظام غالبًا من قبل الأعمال الصغيرة والأفراد الذين يتعاملون مع صفقات مالية غير معقدة نسبيًا.
قائمة المحتويات:
نظام القيد المفرد:
يسجل نظام القيد المفرد (Single Entry System) كل معاملة محاسبية في قيد واحد في السجلات المحاسبية، بدلاً من نظام القيد المزدوج الأكثر شيوعًا. يرتكز نظام القيد المنفرد على نتائج الأعمال التي يتم الإبلاغ عنها في بيان الدخل. المعلومات الأساسية التي يتم تتبعها في نظام القيد المنفرد هي المدفوعات النقدية والإيصالات النقدية.
لا يتم عادةً تتبع سجلات الأصول والخصوم في نظام القيد المنفرد؛ وإنما يجب تتبع هذه البنود بشكل منفصل. الشكل الأساسي لحفظ السجلات في نظام القيد المنفرد هو دفتر النقدية، وهو في الأساس شكل موسع من سجل الشيكات، ويحتوي على أعمدة لتسجيل مصادر النقدية واستخداماتها المحددة، بالإضافة إلى مساحة في أعلى وأسفل كل صفحة لكتابة أرصدة البداية والنهاية.
مزايا نظام القيد المنفرد
الميزة الرئيسية لنظام القيد المنفرد هي بساطته المطلقة، لأنه يتطلب الحد الأدنى من القيود، ومعرفة أساسية فقط بمعايير المحاسبة، مما يجعل من السهل على غير المحاسب استخدامه. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدامه لحساب الأرباح الناتجة عن عمل تجاري في وقت قصير.
السمات الرئيسية للنظام الفردي تشمل:
- تسجيل الصفقات: يُسجل كل صفقة مالية مرة واحدة فقط، إما كإيراد أو مصروف. على سبيل المثال، عند استلام النقد، يُسجل كإيراد، وعند دفع النقد، يُسجل كمصروف.
- تفاصيل محدودة: يقدم النظام الفردي تفاصيل محدودة حول الصفقات المالية. وعادة ما يتضمن معلومات أساسية مثل التاريخ، ووصف الصفقة، والمبلغ المعني.
- عدم وجود حسابات رسمية: على عكس النظام المزدوج الذي يستخدم حسابات رسمية مثل الأصول والالتزامات وحقوق الملكية، لا يتم الاحتفاظ بهذه الحسابات في النظام الفردي. بدلاً من ذلك، يستخدم غالبًا قائمة بسيطة لفئات الإيراد والمصروفات.
- صورة مالية غير كاملة: بسبب عدم تتبع النظام الفردي للجوانب المزدوجة لكل صفقة، قد لا يوفر صورة كاملة ودقيقة للوضع المالي للشركة. وهذا يجعله غير مناسب للشركات الكبيرة والأعمال ذات النشاطات المالية المعقدة.
- محاسبة على أساس النقد: يستخدم النظام الفردي غالبًا محاسبة على أساس النقد، حيث يُسجل الصفقات عند تبادل النقد بدلاً من عند استحقاق الالتزامات أو كسب الإيرادات.
عيوب نظام القيد المنفرد
بينما يعتبر نظام القيد المنفرد بسيطًا وسهل التنفيذ، إلا أنه يعاني من بعض القيود، خاصة بالنسبة للأعمال ذات النشاطات المالية المعقدة. قد لا يوفر المستوى المطلوب من التفصيل والدقة المطلوبة لإعداد التقارير المالية أو الامتثال لمعايير المحاسبة. ونتيجة لذلك، يختار العديد من الأعمال، خاصة الكبيرة، النظام المزدوج لدقته الأكبر وقدرته على توفير رؤية أكثر شمولاً للصفقات والمواقف المالية.تشمل أهم المشكلات المرتبطة بنظام القيد المنفرد ما يلي:
الأصول:
لا يتم تتبع الأصول، مما يسهل ضياعها أو سرقتها.
البيانات المالية المُدَقَقة:
من المستحيل إجراء عملية مراجعة وتدقيق للنتائج المالية للأعمال التجارية التي تستخدم نظام القيد المنفرد، إذ يجب تحويل المعلومات إلى تنسيق القيد المزدوج حتى يتمكن المدقق من إجراء التدقيق.
الأخطاء:
من الأسهل بكثير ارتكاب أخطاء كتابية في نظام القيد المنفرد، على عكس نظام القيد المزدوج الذي يجب أن تتطابق فيه إجمالي حسابات الدائن والمدين في القيود المنفصلة في الحسابات المختلفة.
الالتزامات/الخصوم:
لا يتم تتبع الخصوم أو الالتزامات، وبالتالي ستحتاج إلى نظام منفصل لتحديد موعد استحقاقها للدفع والمبالغ التي يجب دفعها.
التقارير:
لا يوجد سوى القليل من المعلومات المتاحة التي لا يمكن تحديد المركز المالي للشركة بناءً عليها، لذلك قد لا تكون الإدارة على دراية كاملة بأداء الشركة.
يُستخدَم نظام القيد المنفرد بشكل حصري في أنظمة المحاسبة اليدوية، حيث تستخدم جميع الأنظمة المحوسبة نظام الإدخال المزدوج بدلاً من ذلك.
بصفة عامة، يستطيع المحاسب المُدرب إعادة بناء مجموعة حسابات قائمة على القيد المزدوج من سجلات المحاسبة ذات القيد المنفرد، وإن كان هذا سيتطلب وقتًا طويلاً، ولكنه سيتمكن من خلال القيام بذلك من إعادة بناء الميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية.
