يحدث الاحتيال في كشوف الرواتب (Payroll fraud) هو عندما يتلاعب الموظفون أو أرباب العمل بشكل خاطئ بنظام كشوف الرواتب للحصول على أجور لم يستحقوها، أو الامتناع عن دفع الأجور المكتسبة بشكل شرعي أو الضرائب المستحقة على هذه الأجور في حالة أرباب العمل. يتخذ الاحتيال أشكالًا عديدة ويصعب أحيانًا اكتشافه.
تتضمن بعض الأنواع الشائعة من الاحتيال في كشوف الرواتب ما يلي:
-
الاحتيال في سجل الدوام
إذا قام الموظفون بتزوير جداول دوامهم، وتلقوا رواتب مقابل الساعات التي لا يعملون فيها، فستتعرض الشركة لخسارة مالية. في بعض الحالات، يقوم الموظفون بتسجيل الدخول والخروج لزملائهم رغم عدم تواجدهم حينها. ويوجد نوع آخر شائع للاحتيال في سجل الدوام هو عندما يتجاوز موظف كشوف المرتبات سجل دوام الموظف يدويًا، ويضيف ساعات لزيادة الأجر.
-
التصنيف الخاطئ للعامل
يُخطئ أرباب العمل أحيانًا في تصنيف العمال دون قصد، لكن آخرين قد يفعلون ذلك عمدًا في محاولة لتجنب دفع ضريبة البطالة أو ضرائب الرواتب أو تأمين تعويض العمال. هذا نموذج لاحتيال صاحب العمل في الرواتب وقد يعاقب عليه القانون.
-
تغييرات معدل الأجر
في هذا النوع من مخططات الاحتيال، يتعاون الموظفون مع موظف قسم الرواتب لزيادة معدل أجرهم في الساعة داخل نظام كشوف المرتبات. يحدث التزوير قبل أيام من يوم دفع الأجور عادةً، ثم يتم تغييره مرة أخرى إلى المعدل الشرعي لتجنب الكشف.
-
تزوير ساعات العمل بإضافة أوقات زائدة
إن ملئ أو حشو ساعات العمل بأوقات إضافية من بين أكثر أشكال الاحتيال التي يقوم بها الموظفون شيوعًا. وغالبًا ما تضاف أوقات قليلة متفاوتة حتى لا يشك المشرف في الأمر. يمكن أن تزدهر هذه الممارسة في أماكن العمل التي يتجاهل فيها المديرون مراقبة ساعات الدوام عن كثب.
-
السُلف غير المسددة
عندما يطلب الموظف سلفة مقدمة ولا يسددها يعتبر الموظف ارتكب عملية احتيال في كشوف المرتبات. وإذا حمّل قسم المحاسبة هذه السلفة على حساب “النفقات“، فغالبًا ما يمر عدم سداد السلفة دون أن يلاحظه أحد.
تعتمد هذه الأشكال من الاحتيال في كشوف المرتبات على تراخي إجراءات المحاسبة والرقابة. ويجب على الشركات الالتزام بالسياسات المحاسبية الشاملة وسياسات مكافحة الغش، وتطبيقها بصرامة في جميع الأوقات.
التعامل مع الاحتيال
يؤكد الخبراء أن أحد أكثر الحلول فعالية للمساعدة في منع السلوك الاحتيالي هو الفصل بين الواجبات، أي يجب ألا يكون الفرد المسؤول عن معالجة كشوف المرتبات مسؤولاً أيضًا عن إدخال التغييرات أو التعديلات في سجلات الموظفين.
كيف يمكنك كشف الاحتيال في كشوف المرتبات في شركتك؟
قد تشمل المواقف الشائعة:
الموظفون الذين يشاركون عنوانًا أو حسابًا مصرفيًا. قد يحدث هذا أحيانًا عندما يعمل أفراد مختلفون من العائلة في نفس الشركة، ولكن إذا لم تكن هناك صلة قرابة بينهما، فقد يكون ذلك علامة على الاحتيال.
موظف يعيش بمستوى يتجاوز إمكانياته. عندما يقوم الموظف بعملية شراء كبيرة (سيارة جديدة، منزل فخم، السفر للخارج) دون أن يكون لديه تاريخ سابق لمثل هذا النشاط، فقد يكون ذلك علامة محتملة أخرى على الاحتيال.
عيوب في سجلات الرواتب. أي فجوة في طريقة إدارة سجلات الرواتب ومراقبتها تترك الباب مفتوحًا أمام الممارسات الاحتيالية.
موظف لا يأخذ إجازة مدفوعة الأجر أبدًا. تقول مجلة “محاسبة اليوم” أن هذا إنذار مُحتمل عن الاحتيال، فالموظف الذي يكدس واجباته ولا يأخذ إجازة مدفوعة الأجر أبدًا قد يكون مؤشرًا على عدم رغبته في مغادرة العمل خوفًا من أن يكتشف بديلة احتياله.
كيفية الإبلاغ عن الاحتيال في كشوف المرتبات
إن الاحتيال في كشوف المرتبات مُدمر للشركات الصغيرة والمتوسطة بشكل خاص، سواء تم عبر مزود خدمة كشوف المرتبات غير الشرعي أو الموظفين الذين قاموا عن قصد بتزوير ساعات عملهم لتحصيل الأجور عن الوقت الذي لم يعملوا فيه. يتمثل أحد الحلول في الاستعانة بمصادر خارجية لأداء وظائف كشوف المرتبات الخاصة بك، وإسنادها إلى مزود خدمة حسن السمعة يمكنه الفصل بين وظائف تتبع الساعات ودفع الرواتب. من المهم جدًا الإبلاغ عن الاحتيال في أسرع وقت ممكن. يجب أن يكون لديك سجل بالأفراد المتورطين، وطبيعة الاحتيال، والمدة، والمبلغ المالي المتضمن فيه، وكيف انتبهت إليه. إن وجود سجلات بيانات دقيقة ستجعل جمع المعلومات أسهل بكثير. شارك معلوماتك مع مدير موثوق به ليس له علاقة بشكوكك.
المصدر:
https://www.paychex.com/articles/payroll-taxes/payroll-fraud-it-can-happen-to-any-business
