إن فصل المهام (Segregation of Duties) هو رقابة داخلية مصممة لمنع الخطأ والاحتيال من خلال تولي شخصان على الأقل مسؤولية الأجزاء المنفصلة في أي مهمة، والغرض من ذلك هو القضاء على حالات السرقة أو غيرها من الأنشطة الاحتيالية بسبب سيطرته على العملية. بمعنى آخر، مهام الوصاية على الأصول، وحفظ السجلات الخاصة بها، وتصاريح الحصول على الأصل أو التخلص منه، يجب تقسيمها على أشخاص مختلفين.
يعتبر الفصل بين المهام عنصرًا أساسيًا في نظام الرقابة. يبحث المدققون عن الفصل بين المهام كجزء من تحليلهم لنظام الرقابة الداخلية في الشركة، ويتم منح تقييمًا منخفضًا للنظام إذا كان هناك أي فشل في الفصل، حيث يفترض المدققون وجود خطر احتيال مرتفع، ويعدلون إجراءاتهم وفقًا لذلك. عادة ما ينطوي هذا التغيير في الإجراءات على زيادة في حجم أعمال التدقيق، والتي تؤدي بالتبعية إلى زيادة رسوم التدقيق التي يدفعها العميل.
يصعب تحقيق الفصل بين المهام في المنظمات صغيرة الحجم، حيث يوجد عدد قليل جدًا من الأشخاص الذين يمكنهم تقسيم المهام عليهم بشكل فعال. هناك مشكلة أخرى تتعلق بالفصل، وهي أن نقل المهام بين عدد كبير جدًا من الأشخاص يقلل كفاءة التدفق السلس للعملية. وبالتالي تحدث مقايضة عادةً بين زيادة مستوى الكفاءة وبين ضعف الرقابة بسبب تقليل الفصل بين المهام.
أمثلة على الفصل بين المهام
كمثال على الفصل بين المهام، لا يمكن للشخص الذي يستلم البضائع من الموردين في المستودع التوقيع على شيكات لدفع ثمن تلك البضائع للموردين. كمثال آخر، الشخص الذي يحتفظ بسجلات الجرد ليس لديه حيازة مادية للمخزون. وكمثال ثالث، لا يمكن للشخص الذي يبيع أصلًا ثابتًا لطرف ثالث تسجيل البيع أو تحمّل مسؤولية الدفع بالنيابة عن الطرف الثالث.
إدارة كشوف المرتبات، على سبيل المثال، هي مجال إداري يمتلئ بمخاطر الاحتيال والخطأ. يتمثل الفصل الشائع بين مهام كشوف المرتبات في تعيين موظف واحد مسؤول عن الجزء المحاسبي من الوظيفة وشخص آخر مسؤول عن توقيع الشيكات.
على الرغم من أن الفصل بين المهام يحسن الأمان، إلا أن تقسيم المهام إلى مكونات منفصلة يمكن أن يؤثر سلبًا على كفاءة الأعمال ويزيد من التكاليف والتعقيد ومتطلبات التوظيف. لهذا السبب، تطبق معظم المؤسسات فصل المهام على العناصر الأكثر ضعفًا والأكثر أهمية بالنسبة العمل.
المصدر:
https://www.accountingtools.com/articles/segregation-of-duties.html
