مفاهيم

المصروفات النثرية

صندوق المصروفات النثرية(Petty Cash) هو مبلغ صغير من نقدية الشركة يبقى في متناول اليد (في صندوق أو دُرج مغلق) لسداد النفقات الثانوية والعارضة، مثل اللوازم المكتبية أو تعويضات الموظفين.

يمر صندوق المصروفات النثرية بعمليات تسويات دورية، وتُسجّل المعاملات في البيانات المالية أيضًا. قد يمتلك كل قسم صندوق مصروفات نثرية خاص به في الشركات الكبيرة.

تعتبر المصروفات النثرية مريحة ومناسبة للمعاملات الصغيرة التي سيكون من غير المنطقي أو المقبول إصدار شيك أو بطاقة ائتمان خاصة بالشركة لأجلها. إن مبلغ النقدية الصغيرة الذي تعتبر الشركة نثريًا سيتفاوت من شركة إلى أخرى، فبعض الشركات تبقي ما بين 500 و 2000 ريال في صندوق النفقات النثرية. أمثلة المعاملات التي يُستخدَم فيها صندوق المصروفات النثرية تشمل:

  • اللوازم المكتبية
  • سداد ثمن غداء مجموعة صغيرة من الموظفين
  • تعويض الموظف عن النفقات الصغيرة المرتبطة بالعمل

يُعيّن مسؤليين للإشراف على صندوق المصروفات النثرية، وتشمل واجبات المسؤول تطبيق قواعد ولوائح المصروفات النثرية، وطلب تجديد الرصيد، وتوزيع الأموال.

متطلبات المصروفات النثرية

إن استخدام صندوق مصروفات نثرية قد يساهم في التحايل على ضوابط داخلية معينة، ولكن توافر المصروفات النثرية لا يعني أنه متاحة لأي غرض ولأي شخص، فالعديد من الشركات تطبق ضوابط داخلية صارمة لإدارة الصندوق، وعادةً ما يكون مُصرّح لعدد قليل فقط من الأفراد بالموافقة على توزيع المصروفات، ومقابل النفقات المرتبطة بأنشطة وعمليات الشركة فقط.

 

تسجيل المصروفات النثرية

تُسجل جميع المعاملات في البيانات المالية عند استخدام صندوق المصروفات النثرية، لا تُسجل قيود في الدفتر المحاسبي عند إجراء مشتريات باستخدام المصروفات النثرية، وتُسجل القيود فقد عندما يحتاج المسؤول إلى مزيد من الأموال ويتلقى أموالاً جديدًا مقابل إيصالات المبالغ القديمة.

إذا كان هناك عجز أو فائض، يُسجل قيد دفتري في حساب فائض/عجز، وإذا كان صندوق المصروفات النثرية فائضًا، يُدخل حساب دائن لتمثيل ربح، وإذا كان به عجز، يُسجّل مدينًا لتمثيل الخسارة. إن حساب الفائض أو العجز يُستخدم لموازنة المصروفات النثرية عند إجراء التسوية.

الفرق بين المصروفات النثرية والأرصدة النقدية الحاضرة

تبدو “المصروفات النثرية” و”النقدية الحاضرة أو السائلة” متشابهان جدًا، ويوجد تداخل بينهما بالفعل، ولكن “النقدية الحاضرة” مصطلح أكثر شمولاً من المصروفات النثرية.

تشير المصروفات النثرية إلى النقود تحديدًا – أي العملات والأوراق النقدية حرفيًا- التي تحتفظ بها الشركة لأجل النفقات القليلة، لأن استخدامها أسهل من استخدام الشيك أو بطاقات الائتمان.

النقدية الحاضرة هي أي أموال متاحة لدى الشركة أو صناديق الاستثمار السائلة

بهذا المعنى، يمكن القول أن الفارق بين المصروفات النثرية والنقدية الحاضرة هي مكان الاحتفاظ بالأموال، وكيفية استخدامها، حيث المصروفات النثرية مخصصة أكثر لاحتياجات ونفقات الموظفين الداخليين في الشركة، بينما تشير النقدية الحاضرة إلى الأموال المستلمة من العملاء أو التي يتم تعويض العملاء عنها.

 

مميزات المصروفات النثرية:

  1. مناسبة وسهلة الفهم
  2. متاحة فورًا ولا تحتاج تصريح أو تخطيط مسبق
  3. مناسبة للطوارئ والاحتياجات الفورية

عيوب المصروفات النثرية:

على الجانب الآخر، ملائمة وسهولة المصروفات النثرية قد يجعلها مشكلة ومخاطرة، فالنقدية صعبة التأمين ويستحيل تتبعها، وبالتالي من السهل جدًا أن تختفي دون أثر.

زاد استخدام وسائل الدفع الإلكتروني في المعاملات التجارية، ويرى بعض النقاد أن المصروفات النثرية أصبحت مفهومًا قديم الطراز. فما بين بطاقات الائتمان وبطاقات الخصم المباشر وخدمات الدفع مثل ابل باي، والمحافظ الإلكترونية، وغيرها من الوسائل الأخرى التي لا تتطلب تواصلاً لشراء الأشياء، أصبح هناك العديد من البدائل البسيطة للنقود السائلة، والتي تتميّز عنها بأنها قابلة للتتبع والتأمين، وأقل عُرضة للسرقة.

ومن ثمّ، يمكن القول بأنها:

  1. خطر أمني: من الصعب تتبعها وقابلة للتزوير والسرقة وسوء الاستخدام.
  2. تحتاج مراقبة يدوية وحفظ سجلات
  3. قديمة الطراز

المصدر:

https://www.investopedia.com/terms/p/pettycash.asp