المصروفات النثرية Petty Cash أنواعها ونموذج جدول قيد المصروفات النثرية

تشير المصروفات النثرية إلى مبلغ صغير من النقد تحتفظ به شركة ما لتغطية المصروفات البسيطة والمشتريات المتنوعة. يتم استخدامه عادةً في المعاملات النقدية الصغيرة والفورية بدلاً من استخدام الشيكات أو إجراء المدفوعات الإلكترونية.

من خلال الاحتفاظ بجدول المصروفات النثرية، يمكن للشركات تتبع نفقات المصروفات النثرية ومراقبتها، وتسوية الصندوق، والاحتفاظ بالوثائق المناسبة لأغراض حفظ السجلات المالية والتدقيق.

ما هي المصروفات النثرية وصندوقها:

معنى صندوق المصروفات النثرية أو Petty Cash هو مبلغ صغير من نقدية الشركة يبقى في متناول اليد (في صندوق أو دُرج مغلق) لسداد النفقات الثانوية والعارضة، مثل اللوازم المكتبية أو تعويضات الموظفين. عادة ما تتم إدارة أموال المصروفات النثرية من قبل موظف معين يعرف باسم أمين المصروفات النثرية.

يمر صندوق المصروفات النثرية بعمليات تسويات دورية، وتُسجّل المعاملات في البيانات المالية أيضًا. قد يمتلك كل قسم صندوق مصروفات نثرية خاص به في الشركات الكبيرة.

تعتبر المصروفات النثرية مريحة ومناسبة للمعاملات الصغيرة التي سيكون من غير المنطقي أو المقبول إصدار شيك أو بطاقة ائتمان خاصة بالشركة لأجلها. إن مبلغ النقدية الصغيرة الذي تعتبر الشركة نثريًا سيتفاوت من شركة إلى أخرى، فبعض الشركات تبقي ما بين 500 و 2000 ريال في صندوق النفقات النثرية.

أنواع معاملات المصروفات النثرية

أمثلة لأنواع معاملات المصروفات النثرية التي يُستخدَم فيها صندوق المصروفات النثرية تشمل:

•    اللوازم المكتبية
•    سداد ثمن غداء مجموعة صغيرة من الموظفين
• تعويض الموظف عن النفقات الصغيرة المرتبطة بالعمل

يُعيّن مسؤلين للإشراف على صندوق المصروفات النثرية، وتشمل واجبات المسؤول تطبيق قواعد ولوائح المصروفات النثرية، وطلب تجديد الرصيد، وتوزيع الأموال.

متطلبات المصروفات النثرية في المحاسبة:

إن استخدام صندوق مصروفات نثرية قد يساهم في التحايل على ضوابط داخلية معينة، ولكن توافر المصروفات النثرية لا يعني أنه متاحة لأي غرض ولأي شخص، فالعديد من الشركات تطبق ضوابط داخلية صارمة لإدارة الصندوق، وعادةً ما يكون مُصرّح لعدد قليل فقط من الأفراد بالموافقة على توزيع المصروفات، ومقابل النفقات المرتبطة بأنشطة وعمليات الشركة فقط.

قيد المصروفات النثرية

تُسجل جميع المعاملات في البيانات المالية عند استخدام صندوق المصروفات النثرية، لا تُسجل قيود في الدفتر المحاسبي عند إجراء مشتريات باستخدام المصروفات النثرية، وتُسجل القيود فقد عندما يحتاج المسؤول إلى مزيد من الأموال ويتلقى أموالاً جديدًا مقابل إيصالات المبالغ القديمة.

إذا كان هناك عجز أو فائض، يُسجل قيد دفتري في حساب فائض/عجز، وإذا كان صندوق المصروفات النثرية فأيضًا، يُدخل حساب دائن لتمثيل ربح، وإذا كان به عجز، يُسجّل مدينًا لتمثيل الخسارة. إن حساب الفائض أو العجز يُستخدم لموازنة المصروفات النثرية عند إجراء التسوية.

أمين المصروفات النثرية مسؤول عن تسجيل تفاصيل كل معاملة في الجدول، بما في ذلك التاريخ والوصف والمبلغ وما إذا كانت الإيصالات مرفقة. يجب على أمين الحفظ أيضًا التأكد من تجديد المصروفات النثرية بشكل دوري عن طريق تقديم طلب للسداد مع الإيصالات وأي مبالغ نقدية متبقية.

ادخل البيانات واحسب المصروفات النثرية

كيفية صرف المصروفات النثرية

إجراء صرف المصروفات النثرية مصمم لتوفير وثائق كافية لكل مصروف، وكذلك إثبات صرف الأموال فعليًا. يتم توضيح إجراء صرف المصروفات النثرية على النحو التالي:

1. فحص طلبات الصرف:

صرف الأموال فقط لنفقات العمل البسيطة.

2. فتح الصندوق الخاص بالمصروفات النثرية:

إذا كان طلب الصرف يتوافق مع إرشادات صرف المصروفات النثرية، قم بفتح الحاوية التي يتم تخزين المصروفات النثرية فيها. لأسباب أمنية، يجب أن يكون الصندوق مقفلًا في جميع الأوقات عند عدم استخدامه.

3. إكمال الإيصال:

يقوم الشخص الذي سيتم استرداد أمواله بإكمال إيصال الاسترداد. يجب أن يحتوي هذا الإيصال على المبلغ المصروف، ونوع النفقة، والتاريخ، واسم الشخص الذي تم دفع المصروف له. إذا كان هناك إيصال للذي تتم استرداده، قم بتثبيته بواسطة دبابيس على الإيصال. يتطلب هذا الخطوة تتبع أنواع النفقات التي تتم إجراؤها، والتي يمكن أن تخصص لحسابات النفقات المختلفة.

4. صرف النقد:

قم بعد عد المبلغ النقدي المراد صرفه، واطلب من المستلم أيضًا عد المبلغ النقدي للتحقق من المبلغ المدفوع. يجب على المستلم أن يوقع الإيصال؛ حيث يقدم ذلك دليلاً على أن الشخص المسؤول لم يقم بملء الإيصال ومن ثم يحتفظ بالمبلغ المقابل نقدًا. قم بتخزين جميع الإيصالات المكتملة في الصندوق الخاص بالمصروفات النثرية.

5. تحديث سجل المصروفات النثرية (اختياري):

في كل مرة يتم فيها إكمال إيصال، يجب على الشخص المسؤول أن يقوم بتحديث سجل المصروفات النثرية فورًا عن طريق إضافة المبلغ والنوع والتاريخ للنفقة وتحديث الرصيد النقدي المتاح. يمكن أيضًا الاحتفاظ بهذه المعلومات في جدول بيانات إلكتروني.

جدول ونموذج المصروفات النثرية:

فيما يلي مثال لجدول ونموذج المصروفات النثرية يمكن استخدامه لتتبع معاملات المصروفات النثرية:

التاريخ: التاريخ الذي حدثت فيه معاملة المصروفات النثرية.
الوصف: وصف موجز للغرض من المصاريف أو طبيعتها.
المبلغ: المبلغ النقدي المصروف من صندوق المصروفات النثرية لمعاملة معينة.
تم إرفاق الإيصال: تشير إلى ما إذا كانت الإيصالات أو المستندات الداعمة مرفقة للتحقق من صحة النفقات.

الفرق بين المصروفات النثرية والأرصدة النقدية الحاضرة

تبدو “المصروفات النثرية” و”النقدية الحاضرة أو السائلة” متشابهان جدًا، ويوجد تداخل بينهما بالفعل، ولكن “النقدية الحاضرة” مصطلح أكثر شمولاً من المصروفات النثرية.

تشير المصروفات النثرية إلى النقود تحديدًا – أي العملات والأوراق النقدية حرفيًا- التي تحتفظ بها الشركة لأجل النفقات القليلة، لأن استخدامها أسهل من استخدام الشيك أو بطاقات الائتمان.

النقدية الحاضرة هي أي أموال متاحة لدى الشركة أو صناديق الاستثمار السائلة

بهذا المعنى، يمكن القول أن الفارق بين المصروفات النثرية والنقدية الحاضرة هي مكان الاحتفاظ بالأموال، وكيفية استخدامها، حيث المصروفات النثرية مخصصة أكثر لاحتياجات ونفقات الموظفين الداخليين في الشركة، بينما تشير النقدية الحاضرة إلى الأموال المستلمة من العملاء أو التي يتم تعويض العملاء عنها.

مميزات المصروفات النثرية:

1.   مناسبة وسهلة الفهم

2.   متاحة فورًا ولا تحتاج تصريح أو تخطيط مسبق

3.   مناسبة للطوارئ والاحتياجات الفورية

عيوب المصروفات النثرية:

على الجانب الآخر، ملائمة وسهولة المصروفات النثرية قد يجعلها مشكلة ومخاطرة، فالنقدية صعبة التأمين ويستحيل تتبعها، وبالتالي من السهل جدًا أن تختفي دون أثر.

زاد استخدام وسائل الدفع الإلكتروني في المعاملات التجارية، ويرى بعض النقاد أن المصروفات النثرية أصبحت مفهومًا قديم الطراز. فما بين بطاقات الائتمان وبطاقات الخصم المباشر وخدمات الدفع مثل ابل باي، والمحافظ الإلكترونية، وغيرها من الوسائل الأخرى التي لا تتطلب تواصلاً لشراء الأشياء، أصبح هناك العديد من البدائل البسيطة للنقود السائلة، والتي تتميّز عنها بأنها قابلة للتتبع والتأمين، وأقل عُرضة للسرقة.

ومن ثمّ، يمكن القول بأنها:

1.   خطر أمني: من الصعب تتبعها وقابلة للتزوير والسرقة وسوء الاستخدام.

2.   تحتاج مراقبة يدوية وحفظ سجلات

3.   قديمة الطراز

المصدر.