الجرد الدوري والجرد المستمر النظام وطريقة الحساب والمميزات لكل منهما مع مقارنة كاملة

الجرد المستمر

الجرد الدوري والجرد المستمر لهما إيجابيات وسلبيات. يوفر النظام الدائم معلومات أكثر تفصيلاً وفي الوقت المناسب، ولكن قد تكون صيانته أكثر تكلفة، خاصةً بدون المساعدة الحاسوبية. النظام الدوري أبسط وقد يكون أكثر فعالية من حيث التكلفة للشركات الصغيرة جدًا، لكنه يوفر رؤية أقل فورية حول مستويات المخزون وتكلفة البضائع المباعة.

ما هو الجرد المستمر؟

الجرد المستمر (Perpetual Inventory) هو طريقة لحساب المخزون تسجل بيع أو شراء المخزون فورًا باستخدام أنظمة نقاط البيع المحوسبة، وبرنامج لإدارة الأصول المؤسسية. توفّر هذه الطريقة عرضًا تفصيليًا جدًا للتغيرات في المخزون مع الإبلاغ الفوري عن مقدار المخزون، ويعكس بدقة مستوى البضائع الموجودة.

إن الشركة التي تطبق هذا النظام لا تبذل أي جهد للاحتفاظ بسجلات مفصلة للمنتجات الموجودة بل بدلًا من ذلك، يتم تسجيل مشتريات البضائع كخصم لقاعدة بيانات المخزون. وعلى نحو فعال، تشتمل تكلفة البضاعة المباعة على عناصر مثل تكاليف العمالة المباشرة، والمواد، وتكاليف المصنع العامة المباشرة.

نظام الجرد المستمر:

في ظل نظام الجرد المستمر، تقوم الشركات باستمرار بتحديث سجلات الجرد الخاصة بها. في كل مرة يتم فيها شراء عنصر أو بيعه، يتم تحديث حساب المخزون على الفور.

ما هو الجرد الدوري:

الجرد الدوري (Periodic Inventory) هو طريقة لتقييم المخزون لأغراض الإبلاغ المالي، ويتم فيه جرد فعلي للمخزون في فترات زمنية محددة. هذه الطريقة تأخذ مخزون أول الفترة، وتضيف عليه مشتريات المخزون الجديدة خلال الفترة، ويطرح منه مخزون نهاية الفترة وذلك لحساب تكلفة البضاعة المباعة (Cost of goods sold) (COGS).

نظام الجرد الدوري:

في ظل نظام الجرد الدوري، يتم تحديث المخزون بشكل دوري وليس بشكل مستمر. قد تقوم الشركات بتحديث سجلاتها شهريًا أو ربع سنويًا أو حتى سنويًا، عادةً بعد العد الفعلي.

طريقة الجرد المستمر في المحاسبة: 

في هذا النظام، يتم تسجيل تكلفة البضائع المباعة على الفور مع كل عملية بيع. ومن ثم، فإن الشركات لديها دائمًا سجل حالي للمخزون وتكلفة البضائع المباعة.

طريقة الجرد الدوري في المحاسبة: 

في تظام الجرد الدوري، يتم تحديد تكلفة البضائع المباعة في نهاية الفترة بأخذ مخزون البداية، وإضافة المشتريات، ثم طرح المخزون النهائي. يتم تسجيل المشتريات الجارية خلال الفترة في حساب “المشتريات”، والذي يتم إغلاقه بعد ذلك في حساب المخزون الرئيسي في نهاية الفترة.

عمل أنظمة الجرد المستمر والدوري

يؤدي نظام نقاط البيع إلى إحداث تغييرات في مستويات المخزون عند انخفاض المخزون، وزيادة تكلفة المبيعات (حساب مصاريف) كلما أُجريت عملية بيع. ويتم الوصول إلى تقارير المخزون عبر الإنترنت في أي وقت مما يسهل إدارة مستويات المخزون، والنقد اللازم لشراء مخزون إضافي. أما النظام الدوري فيتطلب من الإدارة أن تتوقف عن القيام بالأعمال، وتقوم بجرد المخزون فعليًا قبل نشر أي قيود محاسبية. يجب على الشركات التي تبيع سلعًا باهظة الثمن مثل وكلاء السيارات، ومتاجر المجوهرات جرد المخزون بشكل متكرر، ولكن هذه الشركات أيضًا تحتفظ بنظام نقاط البيع حيث تقوم بجرد المخزون بشكل متكرر، ولكن ليس لتحديث مستويات المخزون ودوران المحزون في نظام المحاسبة بل لمنع سرقة الأصول.

مميزات الجرد المستمر:

يتم تمييز نظام الجرد المستمر عن نظام الجرد الدوري الذي يعد طريقة تحتفظ فيها الشركة بسجلات لمخزونها عن طريق جرد فعلي مجدول، ومنتظم للمخزون.  ونظام الجرد المستمر يتفوق على نظام الجرد الدوري الأقدم منه؛ لأنه يسمح بالتتبع الفوري للمبيعات، ومستويات المنتجات الفردية المتاحة في المخزون مما يساعد على منع نفاذ المخزون. ولا يلزم تعديل الجرد المستمر يدويًا من قِبل محاسبي الشركة إلا بقدر عدم موافقته على جرد المخزون الفعلي بسبب الخسارة أو الكسر أو السرقة.

  • تجعل التحديثات الفورية هذا النظام مناسبًا للشركات التي تستخدم أنظمة نقاط البيع المحوسبة.
  • يوفر معلومات في الوقت الحقيقي حول مستويات المخزون.
  • يتتبع كميات وقيم المخزون بشكل متزامن.
  • غالبًا ما تستخدمه شركات البيع بالتجزئة والكيانات التي تحتوي على عدد أقل من العناصر عالية القيمة.

مميزات الجرد الدوري:

  • نظرًا لأن التحديثات ليست في الوقت الفعلي، فإن هذا النظام أقل تفصيلاً وقد لا يلتقط كل حركة مخزون.
  • تستخدم بشكل أساسي من قبل الشركات الصغيرة أو في المواقف التي لا يكون فيها التتبع المستمر ممكنًا.
  • يعد الجرد المادي أمرًا ضروريًا لضبط المخزون المسجل للمخزون الفعلي المتاح.

مقارنة الجرد الدوري والجرد المستمر وأفضلية أحدهما على الآخر:

بموجب نظام الجرد الدوري لن تعرف الشركة مستويات مخزون وحداتها، ولا تكلفة بضاعتها المباعة إلا بعد اكتمال عملية الجرد الفعلية. وقد يكون هذا النظام مقبولاً في الأعمال ذات العدد القليل من وحدات المخزون (Stock keeping unit) (SKU) في سوق بطيء الحركة، ولكن بالنسبة لجميع الأعمال التجارية الأخرى يعتبر نظام الجرد المستمر أفضل من نظام الجرد الدوري للأسباب التالية:

  • يقوم النظام المستمر بتحديث دفتر الأستاذ بأصول المخزون في نظام قاعدة بيانات الشركة بشكل مستمر مما يعطي الإدارة رؤية فورية للمخزون بينما النظام الدوري يستغرق وقتًا طويلًا، ويقدم أرقامًا قديمة أقل فائدة للإدارة.
  • يُحدّث النظام المستمر تكلفة البضاعة المباعة باستمرار عند حدوث حركات في المخزون لكن النظام الدوري لا يمكن أن يعطي أرقامًا دقيقة لتكلفة البضاعة المباعة بين فترات الجرد.
  • يتعقب نظام الجرد المستمر عناصر المخزون الفردية بحيث لو ظهرت منتجات معيبة مثلاً يُحدد مصدرها بسرعة بينما نظام الجرد الدوري فمن المرجح أنه لا يسمح بإيجاد حل سريع.
  • يعتمد نظام الجرد المستمر على التكنولوجيا، ويمكن عمل نسخة احتياطية للبيانات، وتنظيمها، ومعالجتها للحصول على تقارير معلوماتية بينما نظام الجرد الدوري يعد نظامًا يدويًا، وأكثر عُرضة للأخطاء البشرية، وقد تُفقد البيانات أو توضع في أماكن خاطئة.

كمية الطلب الاقتصادي (Economic Order Quantity) (EOQ)

إن استخدام نظام الجرد المستمر يسهّل على الشركة استخدام كمية الطلب الاقتصادي (EOQ) في شراء المخزون. وكمية الطلب الاقتصادي هي معادلة يستخدمها مدراء الشركة لتحديد وقت شراء المخزون، وتراعي تكلفة الاحتفاظ بالمخزون، وكذلك التكلفة التي تتحملها الشركة لطلب المخزون.

تكلفة البضاعة المباعة (COGS) والجرد الدوري والجرد الفعلي:

إن تكلفة البضاعة المباعة هي حساب أساسي في قائمة الدخل لكن الشركة التي تستخدم نظام الجرد الدوري لن تعرف المبالغ لسجلاتها المحاسبية إلا بعد انتهاء الجرد الفعلي.

ستتفاوت تكلفة البضاعة المباعة مع مستويات المخزون حيث الشراء بكميات كبيرة في كثير من الأحيان يكون أرخص للشركة إن كان لديها مساحة تخزين كافية لاستيعابها.

لنفترض أن مخزون أول المدة للشركة يبلغ 500،000 ريال في الأول من يناير. واشترت الشركة مخزونًا بقيمة 250،000 ريال خلال فترة ثلاثة أشهر، وبعد الجرد الفعلي تم تحديد مخزون آخر المدة بما قدره 400،000 ريال في 31 مارس ، والذي سيصبح مخزون أول المدة للربع التالي من العام. بناء على ذلك، ستكون تكلفة البضاعة المباعة للربع الأول من العام 350،000 ريال (500،000 ريال مخزون أول المدة + 250،000 ريال المشتريات – 400،000 ريال مخزون آخر المدة).

نظرًا للتناقضات الزمنية التي تحدث عند تطبيق طريقة الجرد الدوري يقع على عاتق المدير أو صاحب العمل مسؤولية مراقبة مخزون الفترة إذا كان من المنطقي لصافي الدخل (Bottom line) (Net income) تخصيص ساعات لجرد المخزون يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا.

ختامًا:

  • أنظمة الجرد المستمر تتَبع مبيعات المنتجات فورًا عن طريق استخدام أنظمة نقاط البيع.
  • طريقة الجرد المستمر لا تحاول القيام بالجرد الفعلي للمنتجات.
  • أنظمة الجرد المستمر معاكسة لأنظمة الجرد الدوري التي يُستخدم فيها الجرد المتكرر للمنتجات؛ لتحديث السجلات.

المصدر: www.investopedia.com

شارك المقال مع أًصدقائك
فيسبوك
تويتر
لينكدإن
تليجرام
واتساب
ايميل
مقالات آخرى قد تعجبك

تابعنا على موقع لينكدإن