جرد المخزون هي أدوات محاسبة وإدارة أساسية تتعقب كمية وقيمة العناصر التي تحتفظ بها الشركة للبيع في سياق العمل المعتاد. تساعد هذه السجلات الشركات على ضمان حصولها على الكمية المناسبة من المنتجات المتاحة مع الحفاظ على كفاءة التكلفة.
يجمع نهج إدارة المخزون الشامل بين السياسات والأنظمة والأدوات الصحيحة المصممة خصيصًا لاحتياجات الأعمال الخاصة والصناعة. يمكن أن تؤدي الإدارة السليمة للمخزون إلى تقليل التكاليف وتحسين الكفاءة وتعزيز الربحية.
قائمة المحتويات:
مفهوم جرد المخزون:
تُعد سجلات جرد المخزون بمثابة العمود الفقري للشركات لإدارة مخزونها بكفاءة وضمان عمليات سلسة. هذه السجلات، التي تتعقب كمية وقيمة المنتجات المتوفرة، هي أدوات لا غنى عنها في مجال المحاسبة وإدارة الأعمال. يساعد الاحتفاظ بسجلات جرد دقيقة الشركات في تحقيق التوازن الدقيق لتلبية الطلب دون الإفراط في التخزين، وضمان الدقة المالية، وتسهيل عمليات صنع القرار المستنيرة.
من خلال طرق متنوعة تتراوح من التتبع اليدوي إلى البرامج المعقدة، يمكن للشركات اعتماد أنواع مختلفة من أنظمة المخزون مثل الدائمة والدورية. بالإضافة إلى ذلك، توفر سياسات المخزون السليمة، من نقطة إعادة الطلب إلى نهج Just-In-Time، إرشادات أساسية للتحكم الأمثل في المخزون، وبالتالي زيادة الربحية والكفاءة التشغيلية. وبالتالي، فإن الإدارة السليمة للمخزون تبرز كحجر زاوية لنجاح الأعمال.
فوائد سجلات جرد المخزون:
1- مستويات المخزون المحسّنة:
تجنب الإفراط في التخزين (الذي يمكن أن يزيد التكاليف) ونقص المخزون (مما قد يؤدي إلى ضياع فرص المبيعات).
2- الدقة المالية:
يعد التقييم الصحيح للمخزون أمرًا بالغ الأهمية لإعداد تقارير مالية دقيقة، مما يضمن أن بيان الدخل والميزانية العمومية يعكسان الوضع المالي الحقيقي للشركة.
3- التخطيط المحسّن:
يساعد الشركات في التنبؤ بالطلب المستقبلي، وفهم اتجاهات المبيعات، واتخاذ قرارات الشراء.
4- كشف الخسارة:
يمكن أن يساعد تتبع المخزون المنتظم في اكتشاف السرقة أو الأضرار أو المواضع الخاطئة.
5- تحسين إدارة التدفق النقدي:
من خلال تجنب الإفراط في الشراء وفهم معدلات دوران المخزون، يمكن للشركات تحسين تدفقاتها النقدية الخارجة.
طريقة جرد المخزون:
1- التتبع اليدوي:
تسجيل تغييرات المخزون يدويًا، عادةً باستخدام دفاتر الأستاذ أو برنامج جداول البيانات الأساسي.
2- مسح الباركود:
استخدام الباركود والماسحات الضوئية لتحديث مستويات المخزون على الفور.
3- طريقة RFID (تحديد تردد الراديو):
أكثر تقدمًا من الرموز الشريطية، يمكن مسح علامات RFID من مسافة ويمكن تخزين المزيد من المعلومات.
4- برنامج إدارة المخزون:
برنامج متخصص يتكامل مع عمليات البيع والشراء، وتحديث المخزون في الوقت الفعلي.
أنواع جرد المخزون:
يوجد نوعين أساسين للجرد: الجرد المستمر والجرد الدوري:
1- نظام الجرد المستمر: يقوم باستمرار بتحديث مستويات المخزون عند حدوث عمليات البيع والشراء.
2- نظام الجرد الدوري: يقوم بتحديث جرد المخزون على فترات زمنية محددة، مثل شهريًا أو سنويًا.
سياسات الجرد:
توفر سياسات المخزون إرشادات حول كيفية إدارة المخزون وترتيبه والتحكم فيه. تشمل السياسات الشائعة ما يلي:
1- سياسة نقطة إعادة الطلب: تحدد مستوى المخزون الذي يجب أن يتم فيه وضع أمر جديد.
2- كمية الأمر الاقتصادية (EOQ): تحدد كمية الأمر المثلى التي تقلل إجمالي تكاليف المخزون، بما في ذلك تكاليف الاحتفاظ وتكاليف الأمر وتكاليف المخزون.
3- سياسة المخزون الآمن: تحدد مستوى المخزون الاحتياطي لتلبية حالات عدم اليقين في الطلب أو العرض. يساعد في تجنب نفاد المخزون.
4- تحليل ABC: يصنف المخزون إلى ثلاث فئات بناءً على أهميته. تعتبر العناصر “أ” ذات قيمة عالية وتحتاج إلى رقابة صارمة، أما العناصر “ب” فهي ذات أهمية متوسطة والعناصر “ج” هي الأقل قيمة.
5- طريقة Just-In-Time: يهدف إلى تقليل مستويات المخزون عن طريق طلب البضائع بحيث تصل فقط عند الحاجة إليها في عملية الإنتاج، مما يقلل من تكاليف الاحتفاظ.
6- شحنة: يتم تقديم المخزون إلى بائع التجزئة، لكن المورد يحتفظ بالملكية حتى يتم بيع البضائع.
7- دروبشيبينغ: لا يحتفظ بائعي التجزئة بالمنتجات في المخازن ولكن بدلاً من ذلك ينقلون طلبات العملاء إلى الشركة المصنعة أو تاجر الجملة للشحن المباشر.
