قائمة المحتويات:
المقصود بتقييم المشروع:
تقييم المشروع (Project Evaluation) هو عملية قياس نجاح المشروع أو البرنامج أو المحفظة، وتُجرى عن طريق جمع البيانات حول المشروع واستخدام طريقة تقييم تتيح للمقيّمين العثور على فرص تحسين الأداء. يعد تقييم المشروع أمرًا بالغ الأهمية أيضًا لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بحالة المشروع ومعرفة أي تغييرات قد تكون مطلوبة في الميزانية أو الجدول الزمني.
معايير تقييم المشروع
تختلف التفاصيل المحددة لمعايير تقييم المشروع من مشروع أو منظمة إلى أخرى. بشكل عام تراجع عملية تقييم المشروع قيود المشروع بما في ذلك الوقت والتكلفة والنطاق والموارد والمخاطر والجودة. بالإضافة إلى ذلك، قد تضيف المنظمات أهداف عملها والأهداف الاستراتيجية وغيرها من المقاييس الأخرى.
أساليب تقييم المشروع
يوجد ثلاث نقاط في المشروع بحاجة ماسة إلى التقييم. وبينما يمكنك تقييم مشروعك في أي وقت، لكن هذه هي النقاط يجب أن تكون لها عملية تقييم مجدولة رسميًا.
1- تقييم ما قبل المشروع
هذا معناه أنك تُجري تقييم مسبق لمشروعك بشكل ما، عندما تكتب ميثاق مشروعك لعرضه على أصحاب المصلحة. لا يمكنك التخطيط لمشروع جديد وتوظيفه والتحكم فيه بشكل فعال إذا لم تكن قيّمته في البداية. تقييم ما قبل المشروع هو الطريقة الوحيدة المؤكدة التي يمكنك من خلالها تحديد فعالية المشروع قبل تنفيذه.
2- التقييم المستمر للمشروع
للتأكد من أن مشروعك يسير كما هو مخطط له ويلتزم بجميع الجداول الزمنية ومراحل الميزانية التي حددتها، من المهم جدًا أن تراقب عملك باستمرار وتكتب تقارير دورية في الوقت الفعلي. إن استخدام مقاييس المشروع سيُمكِنك من قياس مدى نجاح مشروعك، وما إذا كنت تحقق أهداف المشروع وغاياته أم لا. يوصى بشدة باستخدام برنامج إدارة المشاريع لتقييم المشروع في الوقت الفعلي وبشكل مستمر.
3- تقييم ما بعد المشروع
عند مراجعة الأوراق الخاصة بالمشروع، يمكنك إجراء مقابلة مع فريق المشروع والمساهمين، وتحليل جميع البيانات ذات الصلة حتى تتمكن من فهم الأشياء التي حققت نجاح والأخطاء التي وقعت. إن بناء هذه الصورة الواضحة سيُمكنك من حل المشاكل في المشاريع القادمة.
ملحوظة: تقدم بكه للتعليم عددًا من الدورات المعتمدة للشهادات المهينة في إدارة المشاريع، وذلك مثل دورات PMP المعتمدة، ودورات Agile وغير ذلك. ولدينا كود خصم لمتابعينا بـ 15% وهو (Mafaheem15) استخدمه في جميع دورات الموقع لفترة محدودة.
خطوات تقييم المشروع
بغض النظر عن التوقيت الذي اخترته لإجراء تقييم للمشروع، ستتكوّن العملية دائمًا من أربع مراحل: التخطيط والتنفيذ والإتمام ونشر التقارير.
1- خطوة التخطيط
الهدف النهائي من هذه الخطوة هو وضع خطة تقييم المشروع، وهي وثيقة تشرح جميع تفاصيل عملية تقييم مشروع مؤسستك. عند التخطيط لتقييم المشروع، من المهم تحديد أصحاب المصلحة وتوضيح أهدافهم قصيرة وطويلة المدى، كما يجب أن تتأكد من أن أهدافك وأهداف مشروعك واضحة، ومن المهم جدًا أن تستقر على المعايير التي ستخبرك بما إذا كانت هذه الأهداف والعناصر قد تحققت أم لا.
لذلك، اكتب مجموعة من الأسئلة لطرحها على أصحاب المصلحة. يجب أن تتضمن هذه الاستفسارات موضوعات مثل إطار عمل المشروع، وأفضل الممارسات، والمقاييس التي تحدد النجاح.
2- خطوة التنفيذ
أثناء تطبيق المشروع، يجب عليك مراقبة جميع الجوانب للتأكد من إلتزامك بالجدول الزمني والميزانية. وأحد الأشياء التي يجب عليك مراقبتها أثناء المشروع هي نسبة العمل المكتملة، وهذا شيء يجب عليك فعله عند إنشاء تقارير الحالة والاجتماع بفريقك. وللتأكد من أنك على الطريق الصحيح، اجعل الفريق مسؤولاً عن تسليم المهام في الوقت المناسب، واحتفظ بسجل بالتواريخ التي تحدد مواعيد إتمام المهام.
لا تنس مراقبة الجودة، إذ لا يهم إذا سلمت المشروع في الميعاد المحدد إذا كان المنتج سيئًا. قم بإجراء مراجعات جودة بانتظام، ولا تفوض هذه المسؤولية لشخص آخر، وإنما تولاها بنفسك.
إن المراقبة الوثيقة لميزانية المشروع لا يقل أهمية عن تتبع الجدول الزمني والجودة. راقب التكاليف، ستمر بتقلبات طوال فترة المشروع، هذا طبيعي لذلك لا داعي للذعر. ومع ذلك، تحل بالشفافية إذا لاحظت وجود احتياج متزايد لمزيد من الأموال. أخبر لجنتك التوجيهية في أقرب وقت ممكن، حتى لا تكون هناك مفاجآت.
3- خطوة الإتمام
بعد الانتهاء من مشروعك، سيظل لديك عمل يتعين عليك القيام به. إذ يجب أن تأخذ البيانات التي جمعتها في التقييم وتتعلم منها حتى تتمكن من إصلاح المشكلات التي اكتشفتها في هذه المرحلة. اكتشف التأثيرات قصيرة وطويلة المدى لما تعلمته في التقييم.
4- رفع التقارير والنشر
بمجرد اكتمال التقييم، يجب أن تسجل النتائج، وستفعل ذلك من خلال إنشاء تقرير تقييم المشروع، وهو مستند يوفر دروسًا للمستقبل. سلّم تقريرك إلى أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم بتقدم المشروع.
كيف ستنشر التقرير؟ قد يكون هناك بروتوكول لفعل ذلك بالفعل في مؤسستك. ربما يفضل أصحاب المصلحة عقد اجتماع للحصول على النتائج وجهًا لوجه. أو ربما يفضلون ملفات PDF ذات المخططات والرسوم البيانية سهلة القراءة. احرص على معرفة جمهورك وصمم تقريرك بما يناسبهم.
فوائد تقييم المشروع
يُنصح دائمًا بتقييم المشروع، لأن هذا قد يحقق مجموعة واسعة من الفوائد لمؤسستك. كما ذكرنا أعلاه، يوجد العديد من الجوانب التي يمكن قياسها من خلال عملية تقييم المشروع. الأمر متروك لك ولأصحاب المصلحة لتحديد العوامل الأكثر أهمية التي يجب مراعاتها.
