دفتر استلام النقدية هو مجلة مالية تحتوي على جميع الإيصالات والمدفوعات النقدية ، بما في ذلك الإيداعات المصرفية والسحوبات. يتم بعد ذلك تسجيل الإدخالات في دفتر النقدية في دفتر الأستاذ العام. دعنا نقسمها بمزيد من التفصيل:
قائمة المحتويات:
ما هو دفتر استلام النقدية:
إن دفتر النقدية (A Cash Book) هو دفتر مالي يحتوي على جميع إيصالات النقدية والمصروفات، ويشمل ودائع ومسحوبات البنوك، ثم تُدخَل قيود دفتر النقدية في دفتر الأستاذ العام بعد ذلك.
يُعَد دفتر النقدية كدفتر فرعي من دفتر الأستاذ العام الذي تُسجَل فيه جميع المعاملات النقدية أثناء الفترة المحاسبية وفقًا لترتيبها الزمني. تقسّم المؤسسات الكبرى دفتر النقدية إلى جزئين عادةً: دفتر المصروفات النقدية، الذي يسجل جميع المدفوعات النقدية، ودفتر الإيصالات النقدية، الذي يسجل جميع النقدية التي استلمتها الشركة.
سيتضمن دفتر المصروفات النقدية بنود مثل المدفوعات إلى البائعين لتقليل الحسابات الدائنة، وسيتضمن دفتر الإيصالات النقدية بنود مثل المدفوعات من العملاء في الحسابات المدينة أو المبيعات النقدية.
دفتر استلام النقدية هو كتاب فرعي حيث يتم تسجيل جميع المعاملات النقدية (كل من الإيصالات والمدفوعات) خلال فترة معينة. يتضمن هذا السجل النقدية والمعاملات المصرفية. إنه كتاب حسابات فريد لأنه يخدم الغرض من كل من المجلة ودفتر الأستاذ ، ويتم تسجيل المعاملات على الفور في دفتر النقدية دون تسجيلها في المجلة أولاً.
على فترات منتظمة ، عادةً في نهاية كل يوم أو شهر ، يكون دفتر النقدية متوازنًا. يتم حساب إجمالي التدفقات النقدية الداخلة (الاعتمادات) والتدفقات النقدية الخارجة (الديون) ، ويظهر الرصيد الناتج المركز النقدي الصافي للشركة.
قد تتضمن معاملات دفتر النقدية أيضًا إدخالات متعلقة بالبنك ، مثل الإيداعات والسحوبات والرسوم المصرفية. التسوية المصرفية الدورية ضرورية لضمان توافق رصيد دفتر النقدية مع كشف الحساب البنكي.
الهدف من دفتر استلام النقدية:
إن الهدف الأساسي لدفتر النقدية هو إدارة النقدية بكفاءة، وتسهيل تحديد الأرصدة النقدية في أي نقطة زمنية، وتمكن مديرين ومحاسبين الشركة من وضع الميزانية النقدية بكفاءة عند الحاجة. كما أن الوصول إلى المعلومات النقدية في دفتر النقدية أسرع بكثير من تتبع النقدية في دفتر الأستاذ العام.
أنواع دفتر استلام النقدية:
يمكن أن يكون دفتر استلام النقدية من أربعة أنواع:
1- دفتر استلام النقدية ذو عمود واحد:
هذا هو أبسط شكل من أشكال دفتر النقدية ويستخدم في الأعمال التجارية حيث يتم سداد المدفوعات واستلامها في الغالب نقدًا وحيث لا يتم عادةً استلام أو تقديم خصم نقدي.
2- دفتر استلام النقدية ذو العمود المزدوج:
يوفر هذا النوع من دفتر النقدية عمودين للنقد والخصم على كل جانب.
3- دفتر النقدية ثلاثي الأعمدة:
يسجل هذا النموذج من دفتر النقدية معاملات النقد والبنوك والخصومات.
4- دفتر المصروفات النثرية:
يتم الاحتفاظ به من قبل الشركات الكبيرة لتقليل عبء “دفتر النقدية الرئيسي” ، من خلال تسجيل المصروفات المتنوعة مثل الطوابع البريدية ، والقرطاسية ، والحبر ، إلخ.
أهمية دفتر النقدية:
يوفر للشركة المزايا التالية:
1- إدارة النقد السهلة:
يستخدم دفتر النقدية للتحكم في المعاملات النقدية والرصيد النقدي.
2- توفير الوقت:
نظرًا لأنه بديل لكل من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ للمعاملات النقدية والمصرفية ، فإنه يوفر الوقت.
3- كشف الأخطاء والاحتيال:
من خلال الاحتفاظ بدفتر نقدي منتظم ، يمكن بسهولة اكتشاف أي تناقضات أو أنشطة احتيالية.
4- السجلات جاهزة للتدقيق:
تعمل دفتر استلام النقدية كأداة يدوية أثناء عمليات التدقيق للتحقق من النقد والأرصدة المصرفية في أي وقت.
تسجيل دفتر النقدية:
يتم تسجيل كل معاملة في دفتر النقدية على أساس يومي. يتم إجراء الإدخالات بترتيب زمني ، مع تاريخ المعاملة ووصف موجز لطبيعة المعاملة والمبلغ المقابل.
ينقسم دفتر النقدية إلى جانبين ؛ الجانب الأيسر لإدخالات الخصم (الإيصالات النقدية) والجانب الأيمن لإدخالات الائتمان (المدفوعات النقدية). سيمثل الفرق بين جانب الخصم والائتمان رصيد النقد المتوفر أو الرصيد المصرفي ، اعتمادًا على نوع دفتر النقدية الذي يتم الاحتفاظ به.
إن جميع المعاملات في دفتر النقدية لها جانبين: دائن ومدين. جميع إيصالات النقدية تُسجل في الجانب الأيسر كمدين، بينما جميع المدفوعات النقدية تسجل حسب تاريخها في الجانب الأيمن كدائن. إن الفارق بين الجانبين الأيسر والأيمن يُظهران رصيد النقدية المتاح، والذي يجب أن يكون صافي رصيد مدين إذا كان التدفق النقدي إيجابيًا.
إن دفتر النقدية مُجهَز في شكل أعمدة، ويوجد ثلاثة نسخ شائعة من دفتر النقدية، وهي: العمود المنفرد، الأعمدة المزدوجة، والأعمدة الثلاثية. إن دفتر النقدية ذي العمود المنفرد يوضح إيصالات ومدفوعات النقدية فقط، بينما دفتر النقدية ذي الأعمدة المزدوجة يُظهر الإيصالات والمدفوعات النقدية، بالإضافة إلى تفاصيل حول المعاملات المصرفية. أما دفتر النقدية ثلاثي الأعمدة فيُظهر جميع ما سبق بالإضافة إلى معلومات حول خصومات المشتريات أو المبيعات.
إن دفتر النقدية التقليدي ذي العمود الواحد سيحتوي على العناوين الأربعة التالية: “التاريخ”، “الوصف”، “رقم السجل”، و”المبلغ”. إن تلك العناوين موجودة في كل من الجانب الأيسر الذي يعرض الإيصالات، والجانب الأيمن الذي يُظهر المدفوعات. أما عمود التاريخ فهو عمود تاريخ المعاملة.
يُحدث دفتر النقدية باستمرار وفقًا للترتيب الزمني للمعاملات. وفي عمود الوصف، يكتب المحاسب وصفًا قصيرًا أو سردًا للمعاملة، بينما في عمود المرجع أو رقم التسجيل، يُدخل المحاسب رقم الحساب الخاص بحساب دفتر الأستاذ العام ذي الصلة. ويُسجل مبلغ المعاملة في العمود النهائي.
اقرأ أيضًا: ما هي السجلات المحاسبية.
الميزات الرئيسية لـ دفتر استلام النقدية:
1- التدفقات النقدية الداخلة:
يسجل دفتر النقدية جميع الإيصالات النقدية أو التدفقات الداخلة إلى الشركة ، بما في ذلك المبيعات النقدية ومدفوعات العملاء ومصادر الدخل النقدي الأخرى.
2- التدفقات النقدية الخارجة:
تسجل أيضًا جميع المدفوعات النقدية أو التدفقات الخارجة التي تقوم بها الشركة ، مثل المدفوعات للموردين ورواتب الموظفين ونفقات التشغيل والمصروفات النقدية الأخرى.
3- سجلات مالية دقيقة:
يوفر دفتر النقدية سجلاً دقيقًا وشفافًا لجميع المعاملات النقدية ، وهو أمر حيوي لإعداد التقارير المالية والتحليل واتخاذ القرار.
4- التحكم والمراقبة:
من خلال الاحتفاظ بسجل نقدي ، يمكن للشركات التحكم في تدفقاتها النقدية ومراقبتها بشكل فعال ، مما يضمن إدارة النقد بكفاءة وتحديد مشكلات التدفق النقدي المحتملة في وقت مبكر.
5- التدقيق والامتثال:
يسهل دفتر النقدية الذي يتم صيانته جيدًا عمليات التدقيق ويساعد على ضمان الامتثال للمعايير واللوائح المحاسبية.
6- إدارة النقد:
يسمح دفتر النقدية للشركات بتحليل مركزها النقدي ، وتمكينها من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الاحتياطيات النقدية والاستثمارات واحتياجات التمويل.
مالفرق بين دفتر النقدية و حساب النقدية؟
يختلف دفتر النقدية عن حساب النقدية من عدّة نواحي، فدفتر النقدية هو دفتر منفصل تُسجَل فيه المعاملات النقدية، بينما حساب النقدية هو حساب في دفتر الأستاذ العام. يلعب دفتر النقدية دور دفتر اليومية والدفتر العام، بينما حساب النقدية مُنظم بطريقة شبيهة بالدفتر العام. إن التفاصيل حول مصدر الأموال أو استخدامها مطلوب في دفتر النقدية، ولكنه غير مطلوب في حساب النقدية.
يوجد أسباب عديدة تجعل الشركة تسجل المعاملات باستخدام دفتر النقدية بدلاً من حساب النقدية، منها أنه يسهّل الوصول إلى أرصدة النقدية اليومية وتحديدها، كما يمكن كشف الأخطاء بسهولة من خلال عملية التحقق، وتُحدث القيود باستمرار لأن الرصيد يتم التحقق منه يوميًا. على النقيض، الأرصدة في حسابات النقدية يتم تسويتها في نهاية الشهر عادةً بعد إصدار البيان المصرفي الشهري.
