يشير تجاوز التكاليف المُقدّرة (Cost Overrun) إلى ظهور صعوبة غير متوقعة في ميزانية المشروع تؤدي إلى زيادة إجمالي تكلفة المشروع. يحدث ذلك عندما تنفق الشركة أكثر مما نويت في خطة الميزانية الأولية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث عجز في التقديرات الأصلية للمشروع وتكاليفه النهائية. وقد يحدث نتيجة لأسباب اقتصادية وتقنية مختلفة. يوجد العديد من المتغيرات التي يمكن أن تؤثر على المشروع، بما في ذلك:
- تكاليف الشحن
- المعدات والموارد التي يحتاجها المشروع
- فجوات المهارات
- تغيّر أصحاب المصلحة
- تصميمات المشروع وتوقعاته
- متطلبات العمل
- طلبات توفير عناصر معينة
الأسباب التي تؤدي إلى تجاوز التكلفة
من المهم أن يحرص فريق عمل المشروع على اكتساب فهم شامل للمشروع والميزانية المتوقعة لضمان التزامهم بقيود التكلفة. يمكن أن تنشأ هذه المشكلة لأسباب عديدة، بما في ذلك ضعف التواصل والمشاكل الإدارية وتقديرات الميزانية غير الصحيحة. فيما يلي بعض الأسباب الشائعة:
- ضعف التواصل
التواصل مهم في مكان العمل، وخاصة عند مناقشة خطط الميزانية. وتعتبر مهارات التواصل الشخصي الممتازة بين أعضاء الفريق شديدة الأهمية لضمان فهم الجميع لتوقعات ميزانية المشروع.
- تحديات القيادة
من المهم أن تمتلك الفرق الإدارية والإنتاجية مهارات قيادية ممتازة لتوجيه فريقهم خلال أي عثرات في الميزانية، وتوجيه الجميع نحو طريقة إنتاج أكثر كفاءة. يساعد فريق القيادة الفعال في التحكم في تكاليف المشروع من خلال تعديل الأساليب لتناسب التوقعات بشكل أفضل.
- أخطاء التصميم
يمكن أن تتسبب الأخطاء التي تحدث أثناء مرحلة تصميم المشروع في ظهور مشكلات في الميزانية وتغيير نتيجة المشروع. تتضمن أخطاء التصميم استخدام مواد خاطئة، أو تخصيص عدد قليل جدًا من أعضاء الفريق لمهمة ما، أو طلب معدات خاطئة أو غير مناسبة لأداء وظيفة محددة.
- طلبات التغيير
يؤثر حدوث تغييرات في خطة المشروع على الميزانية الإجمالية. قد تتضمن الطلبات المفاجئة تغييرات على المواد أو العمليات. يمكن أن يحدث هذا عندما يلاحظ مديرو المشروع أو قادة الفريق الآخرون أن المشروع لا يسير على الطريق الصحيح، ويقدمون طلب تغيير. قد يؤثر هذا أيضًا على الجدول الزمني للمشروع. يمكن أن يؤثر هذا بشدة على المشاريع الكبيرة لأنه يعني إعادة شراء آلاف الوحدات من المواد ودفع أجور العمالة الإضافية. من المهم مراجعة متطلبات المشروع بانتظام لتحديد التغييرات القادمة مبكرًا أو تقليل تأثير التغيير أو تجنبه تمامًا.
- إدارة الموقع
يمكن أن تؤثر سلامة موقع العمل على الميزانية والإدارة العامة للمشروع. من المهم إدارة الموقع بشكل جيد لضمان الالتزام بمعايير السلامة والجودة، ومساعدة الفريق على تجنب الحوادث. يضع مدير المشروع الجيد إدارة الموقع وسلامته على رأس قائمة الأولويات عند إنشاء خطة المشروع والميزانية.
تؤدي الإدارة الفعالة للموقع إلى تحسين التواصل بين الإدارة والعمال والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين عادةً. ومن المهم تعيين مديري مشاريع وقادة ذوي خبرة. يمكن للاجتماع مع مديري المشاريع والقادة في بداية ونهاية كل يوم تعزيز معايير المشروع ومراقبة التقدم.
كيفية منع تجاوز التكلفة الموضوعة
- فهم متطلبات المشروع
من المهم أن يفهم جميع مديري المشروع وأعضاء الفريق خطة المشروع جيدًا قبل بدء العمل على عليها بأي شكل. إذا لم يكن أي من أعضاء الفريق على دراية بالمواد أو العمليات، فقد يتسبب ذلك في حدوث مشكلات في خطة ميزانية المشروع. قد يكون من المفيد إبطاء مرحلة تخطيط المشروع، لإتاحة وقت لإجراء مراجعة متعمقة للخطط، وتحسين الفهم العام للمشروع. إن إبطاء عملية تخطيط المشروع تضمن وجود فهم دقيق لمتطلبات المشروع قبل اتخاذ أي قرارات مالية أو التعهّد بالتزامات، كما تتيح أيضا وضع ميزانية أكثر تفصيلاً.
- التحقق من قدرات البائع
من الشائع أن تتطلب المشاريع التعاون مع الصناعات الأخرى أو البائعين الخارجيين. وقد تختلف التوقعات المنتظرة منهم اعتمادًا على نوع المشروع، لذلك من المهم إجراء بحث دقيق عن قدراتهم قبل التعاقد معهم. قد يكون من المفيد أيضًا تحديد ما إذا كان البائع يمكنه توفير المواد والعمالة المناسبة ضمن الإطار الزمني للمشروع والميزانية أم لا. قد لا يلبي بعض البائعين احتياجات خطة المشروع، لذلك من الأفضل وضع حدود واضحة قبل بدء المشروع.
- استخدم برنامج إدارة المشروع طوال مُدة المشروع
قد تساعد برامج إدارة المشروع في توحيد أعضاء الفريق العاملين في المشروع لأنها تجميع بين جميع المساهمين في المشروع على منصة واحدة. إن البرنامج المناسب يمكن أن يساعد في تخطيط الميزانيات، وتلبية متطلبات المشروع، بما في ذلك المواد والعمالة، والتواصل مع جميع المشاركين في المشروع ومع العميل لتحديد مواعيد نهائية وإرسال تذكيرات مستمرة. برنامج إدارة المشروع هو حل منخفض التكلفة وعالي الفعالية لمنع تجاوز تكلفة المشروع. يمكن لهذا النوع من البرامج تنظيم المشاريع على منصة مرئية تُمكّن الجميع من التواصل بشكل أكثر كفاءة.
- مراقبة دقة واتساق المشروع
يمكن لمديري المشاريع الإشراف على المشروع من البداية إلى النهاية للمساعدة في تفسير أي تغييرات قد تطرأ. قد يعني هذا مراقبة متطلبات المشروع، ومستوى التقدم في جميع مراحل الإنتاج والإكمال لضمان الدقة والكفاءة والجودة. إن وجود فريق ماهر وموارد عالية الجودة قد يؤدي إلى نجاح المشروع والتزامه بأهدافه الأولية. من المهم مراقبة الجدول الزمني للمشروع لحساب أي تأخير أو تسليم مبكر. في حالة حدوث طلب تغيير، يمكن لمديري المشروع مراقبة المشروع بعد إرساله للتأكد من استيفاء الفريق لمتطلبات المشروع الجديدة.
- إبقاء العملاء وأصحاب المصلحة على اطلاع دائم
يلعب العملاء أو أصحاب المصلحة دورًا مهمًا في المشروع ويتوقعون منتجًا نهائيًا قابلاً للتطبيق في النهاية. من المهم إبقائهم على اطلاع دائم بالتقدم المحرز في المشروع لمنع أي تأخير. إذا شعر العميل أن متطلباته لم يتم الوفاء بها، فقد يوقف المشروع مؤقتًا أو يطلب مراجعة. عندما يتلقى أصحاب المصلحة تحديثات متكررة، عادة ما يتحسن التواصل بين جميع الأطراف المعنية، مما يقلل من احتمالية إصدار طلب التغيير أو إيقاف المشروع. اجعل أصحاب المصلحة على اطلاع دائم من خلال التواصل معهم مرة واحدة على الأقل في الأسبوع.
المصدر:
https://ca.indeed.com/career-advice/career-development/cost-overrun
