الشروط المرجعية (Terms of Reference) هي وثيقة تحدد نطاق عمل فريق العمل، والكيفية التي سيعمل بها الأشخاص المحددون في الشروط المرجعية معًا لتحقيق هدف مشترك.
يجب أن توضح الشروط المرجعية توقعات رعاة المشروع (وهُم كبار المسؤولين التنفيذيين الذين يتحملون المسئولية القانونية الشاملة عن المشروع) ، وأصحاب المصلحة الرئيسيين وأعضاء فريق العمل حول ما سيتم تسليمه، ومتى سيتم تسليمه، وكيف سيستمر العمل. كما يجب أن تقيد أيضًا نطاق فريق العمل بحيث يركز على العمل ذو القيمة الأعلى أولاً – من الأفضل أن يكون لديك نطاق محدد جيدًا يؤدي إلى نتائج عالية القيمة والتأثير بدلاً من نطاق واسع ينتج عنه نتائج عديدة ولكنها منخفضة القيمة.
تختلف المجالات الأصلية التي أتى منها فريق العمل، وفي بعض الحالات.. قد تتم تسوية الشروط قبل إنشاء فريق العمل. إذا كانت هذه هي الحالة، فإن تعريف المشكلة لا يزال خطوة مهمة – غالبًا ما تكون الشروط المرجعية ذات صياغة عالية المستوى وغالبًا ما تحتاج إلى مزيد من التوضيح.
أفضل الممارسات المتعلقة بالشروط المرجعية:
-
وضع الشروط مبكرًا
يجب وضع الشروط المرجعية واختبارها والاتفاق عليها قبل تنفيذ قدر كبير من العمل. كما يجب اختبار الشروط المرجعية وتنقيحها مع أصحاب المصلحة الرئيسيين كلما أمكن، وذلك لبناء توافق في الآراء حول القضايا الرئيسية والأهداف النهائية.
-
تحديد مخرجات واضحة.
يجب أن تحدد الشروط المرجعية النواتج المحددة التي يجب على فريق العمل تحقيقها، والإطار الزمني لأداء العمل.
-
توضيح كيفية اتخاذ القرارات.
من الضروري عادةً التمييز بين صانعي القرار المسؤولين عن اتخاذ القرارات وتطبيق الإجراءات، وبين المسؤولين عن العمليات اليومية لفريق العمل. قد يساهم أشخاص آخرون بصفة استشارية فقط.
-
التركيز على القضايا والتوقعات الرئيسية
يجب أن تحدد الشروط المرجعية أي توقعات محددة منتظرة من فريق العمل. قد يشمل ذلك القضايا الرئيسية (أو القضايا التي تقع خارج نطاق عمل الفريق)، وطبيعة أي عمليات خاصة بحل المشكلات، والأشخاص الذين سيتم إشراكهم أو الحلول التي سيتم استكشافها. يجب أن يعكس نطاق الشروط المرجعية كمية الموارد المتاحة لإنجاز العمل.
كيفية صياغة الشروط المرجعية في 60 دقيقة
- اجمع الأشخاص المناسبين في غرفة واحدة: راعي المشروع وأعضاء فريق العمل وأصحاب المصلحة الرئيسيين إن أمكن.
- تحديد الأهداف المشتركة (10 دقائق): وافق على الأهداف الشاملة وكيفية مساهمة فريق العمل فيها.
- مناقشة النهج الذي سيتبعه فريق العمل (20 دقيقة): ناقش القضايا الرئيسية التي تقع داخل وخارج نطاق عمل الفريق، والعمل الذي يتعين القيام به، والأشخاص الذين سيتم إشراكهم.
- الموافقة على المخرجات (10 دقائق): حدد ما يجب على فريق العمل تقديمه على مدار فترة المشروع.
- اكتب الشروط المرجعية (20 دقيقة) ثم اختبرها: اكتب نتائج المناقشة على السبورة البيضاء أو ورق ملاحظات أو النموذج المقدم، واختبرها على نطاق واسع.
المصدر:
